Schnelligkeit im Pflege-Recruiting: Warum die ersten 48 Stunden zählen

Warum Schnelligkeit im Pflege-Recruiting entscheidend ist

Schnelle und verbindliche Reaktionen erhöhen die Chance, interessierte Pflegekräfte im Bewerbungsprozess zu halten.

Pflegekräfte entscheiden schnell

Bei Care Rockets läuft der Bewerbungsprozess andersherum als beim klassischen Recruiting: Nicht die Pflegekraft bewirbt sich zuerst bei einem Arbeitgeber, sondern Arbeitgeber sprechen Pflegekräfte im Rahmen des Active Sourcings aktiv an.

Die Pflegekraft entscheidet anschließend, ob sie Interesse an diesem Arbeitgeber hat und ihr Profil freigibt. Erst dann erhält das Unternehmen Zugriff auf Name, Qualifikation und Kontaktdaten und kann persönlich Kontakt aufnehmen. Mehr zu diesem Ansatz erfahren Sie unter Pflegepersonal finden.

Wie schnell Pflegekräfte diese Entscheidung treffen, zeigt eine interne Auswertung von Care Rockets mit mehr als 50.000 Ansprachen aus den Jahren 2019 bis 2026: 50,0 % aller Profilfreigaben erfolgen innerhalb der ersten 24 Stunden nach der Ansprache.

Das Interesse entsteht also häufig sehr schnell. Mit der Profilfreigabe signalisiert die Pflegekraft einem konkreten Arbeitgeber: Ich bin grundsätzlich offen für ein Gespräch mit Ihnen.

Ab diesem Moment liegt der nächste Schritt beim Arbeitgeber. Wer selbst den ersten Kontakt initiiert, sollte den weiteren Prozess auch zügig und verbindlich fortführen.

Genau hier kann jedoch eine Lücke entstehen: Während Pflegekräfte auf eine interessante Ansprache häufig schnell reagieren, erfolgt der nächste Schritt auf Arbeitgeberseite im Arbeitsalltag nicht immer genauso unmittelbar. Zwischen Profilfreigabe und erster Kontaktaufnahme können dadurch wertvolle Tage verstreichen – Zeit, in der die Pflegekraft möglicherweise auch mit anderen Arbeitgebern ins Gespräch kommt.

Care-Rockets-Daten auf einen Blick: 50,0 % der Pflegekräfte, die auf eine Ansprache mit einer Profilfreigabe reagieren, tun dies innerhalb der ersten 24 Stunden. Grundlage sind mehr als 50.000 ausgewertete Ansprachen zwischen 2019 und 2026.

Langsame Reaktionen erhöhen das Absprungrisiko

Gerade im Pflege-Recruiting können Arbeitgeber es sich deshalb kaum leisten, vorhandenes Interesse lange unbeantwortet zu lassen. Qualifizierte Pflegekräfte sind auf dem Arbeitsmarkt stark gefragt und können häufig zwischen mehreren Beschäftigungsmöglichkeiten wählen. Wie angespannt die Situation ist, zeigt auch unser Überblick zum Arbeitsmarkt in der Pflege.

Dass die Geschwindigkeit des Recruitingprozesses die Entscheidung von Kandidat:innen beeinflusst, zeigen auch Untersuchungen aus dem allgemeinen Arbeitsmarkt. Laut StepStone steigen 48 % der Kandidat:innen nach einem Bewerbungsgespräch wieder aus, weil ihnen der Recruitingprozess zu lange dauert. Die Daten sind nicht pflegespezifisch, zeigen aber, wie schnell langwierige Prozesse zum Wettbewerbsnachteil werden können.

Ich habe 16 Jahre in der Pflege gearbeitet und kenne den Bewerbungsmarkt aus erster Hand: Als Pflegekraft kann man sich seinen Arbeitgeber heute aussuchen. Bei mir selbst kam einmal die Rückmeldung auf eine Bewerbung erst nach drei Monaten - da hatte ich längst einen anderen Job gefunden. Genau das passiert tagtäglich, und die meisten Arbeitgeber merken es nicht einmal.

Silvan, Pflegekraft und Geschäftsführer bei Care Rockets

Auch die Candidate-Experience-Studie von softgarden mit 6.720 Befragten zeigt hohe Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit: Drei Viertel der Bewerbenden erwarten nach ihrer Bewerbung innerhalb weniger Tage bis spätestens zwei Wochen eine verbindliche Antwort. Auch hierbei handelt es sich um eine branchenübergreifende Untersuchung.

Für Arbeitgeber in der Pflege bedeutet das: Je schneller aus einem ersten Interesse ein persönlicher Kontakt wird, desto eher bleiben Sie im Entscheidungsprozess der Pflegekraft präsent. Schnelligkeit ersetzt dabei weder attraktive Arbeitsbedingungen noch eine überzeugende Mitarbeitergewinnung in der Pflege. Sie sorgt aber dafür, dass Sie überhaupt die Chance bekommen, eine interessierte Pflegekraft von Ihrer Einrichtung zu überzeugen.

→ Wie Sie sich darüber hinaus als attraktiver Arbeitgeber positionieren, erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Employer Branding in der Pflege.

Was langsames Recruiting in der Pflege kostet

Verzögerungen im Recruiting kosten nicht nur potenzielle Kandidat:innen, sondern verlängern auch die Vakanzzeit und können dadurch die Kosten einer unbesetzten Stelle erhöhen.

Lange Vakanzzeiten sind in der Pflege ohnehin Realität

Laut einer Antwort der Bundesregierung lag die durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit im Oktober 2024 bei 296 Tagen in der Altenpflege und bei 269 Tagen in der Gesundheits- und Krankenpflege. Gemessen wird dabei ab dem gewünschten Besetzungstermin bis zur Abmeldung der Stelle (Bundestag Dserver).

Zum Vergleich: In der Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit gelten bereits 80 Tage oder mehr beim Median der Vakanzzeit als starkes Anzeichen für einen Engpass. Durchschnitt und Median sind zwar nicht direkt vergleichbar, die Zahlen verdeutlichen aber, wie schwierig die Besetzung von Stellen in der Pflege ist.

Was ein zusätzlicher Vakanztag kostet

Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto länger müssen Einrichtungen den Personalausfall auffangen. Das kann beispielsweise durch Mehrarbeit im bestehenden Team, Überstunden oder externe Unterstützung geschehen.

Hinzu kommt: Die bereits investierten Recruitingkosten führen erst dann zu einer Besetzung, wenn tatsächlich eine passende Pflegekraft gewonnen wurde.

Wie hoch die finanziellen Auswirkungen sein können, zeigt eine Modellrechnung von Stepstone. Für die Berufsgruppe Gesundheit wurden bei einer angenommenen Vakanzzeit von 142 Tagen Kosten von 37.710 Euro pro unbesetzter Stelle berechnet. Rechnerisch entspricht das rund 265 Euro pro Vakanztag. Zehn Tage weniger Vakanz entsprechen in diesem Modell damit einer Größenordnung von etwa 2.650 Euro.

Wichtig ist dabei: Die 265 Euro sind keine pauschalen tatsächlichen Kosten jeder unbesetzten Pflegestelle, sondern eine Modellrechnung. Die konkreten Vakanzkosten hängen unter anderem von Einrichtung, Position und Art der Überbrückung ab.

Zusätzliche Kosten durch Leiharbeit als Überbrückung

Besonders deutlich werden die Folgekosten, wenn fehlendes Stammpersonal durch Leiharbeit ersetzt werden muss. In einer Befragung des Deutschen Krankenhausinstituts unter 319 Krankenhäusern waren Leiharbeitskräfte im Durchschnitt fast doppelt so teuer wie festangestellte, tariflich vergütete Mitarbeitende.

93 % der Krankenhäuser, die Leiharbeit nutzten, gaben zudem an, dass sie die Patientenversorgung ohne diese Unterstützung nicht oder nur mit größeren Einschränkungen hätten sicherstellen können (Deutsches Krankenhaus Institut).

Für Arbeitgeber ergibt sich daraus ein einfacher Zusammenhang: Je schneller aus einem vorhandenen Interesse eine tatsächliche Besetzung wird, desto früher endet die Vakanz und damit auch die Phase, in der die offene Stelle zusätzliche Kosten verursachen kann.

Wie schnell sollten Arbeitgeber auf Pflegekräfte reagieren?

Wir empfehlen Arbeitgebern auf Care Rockets, interessierte Pflegekräfte spätestens innerhalb von 48 Stunden zu kontaktieren – idealerweise bereits innerhalb der ersten 24 Stunden. Gerade bei aktiv angesprochenen Pflegekräften ist das Interesse in diesem Moment besonders aktuell: Auf Care Rockets erfolgen 50 % aller Profilfreigaben innerhalb der ersten 24 Stunden nach der Ansprache.

Dabei muss innerhalb dieser Frist noch kein konkretes Jobangebot vorliegen und auch noch kein Vorstellungsgespräch stattgefunden haben. Entscheidend ist zunächst, dass die Pflegekraft eine verbindliche Rückmeldung erhält und weiß, wie es weitergeht.

Das kann auch nur eine kurze Nachricht sein:

„Vielen Dank für Ihr Interesse. Wir freuen uns über Ihre Profilfreigabe und melden uns spätestens morgen telefonisch bei Ihnen.“

Wichtig ist vor allem: Die Pflegekraft sollte nicht im Unklaren darüber bleiben, ob ihr Interesse wahrgenommen wurde. Eine kurze Bestätigung schafft Verbindlichkeit und verhindert, dass zwischen Profilfreigabe und dem eigentlichen Gespräch unnötig Zeit verloren geht.

Zu welcher Uhrzeit sollten Arbeitgeber Pflegekräfte kontaktieren?

Die beste Uhrzeit für die Kontaktaufnahme ist die Zeit, zu der die Pflegekraft selbst erreichbar sein möchte. Gerade aufgrund von Schichtdiensten gibt es im Pflege-Recruiting keine pauschale Uhrzeit, die für alle Kandidat:innen funktioniert.

Auch die Care-Rockets-Daten zeigen, dass das Interesse nicht nur während klassischer Bürozeiten entsteht. Die Auswertung der Profilfreigaben zeigt: Pflegekräfte schalten ihre Kontaktdaten über den gesamten Tag hinweg für Arbeitgeber frei, besonders viele Freischaltungen erfolgen am späten Nachmittag. Damit entstehen relevante Recruiting-Kontakte auch zu Zeiten, zu denen Personalabteilungen nicht immer vollständig besetzt sind.

Bei Care Rockets können Pflegekräfte deshalb bevorzugte Zeitfenster für einen Anruf hinterlegen. Arbeitgeber sehen direkt, wann eine Kontaktaufnahme gewünscht ist und können ihren Rückruf entsprechend planen. Das ist insbesondere bei Früh-, Spät- und Nachtschichten sinnvoll.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Orientieren Sie sich beim Anruf nicht an klassischen Bürozeiten, sondern – zumindest bei Care Rockets – an der angegebenen Erreichbarkeit der Pflegekraft. So steigt die Wahrscheinlichkeit, die Person tatsächlich zu erreichen, und gleichzeitig entsteht eine kandidatenorientierte Candidate Experience.

Fünf Maßnahmen für schnellere Recruitingprozesse in der Pflege

Schnelleres Recruiting braucht nicht zwangsläufig mehr Budget. Häufig helfen vor allem klare Zuständigkeiten und feste Abläufe.

1. 48 Stunden als verbindliche Obergrenze festlegen
   Neue Bewerbungen und Profilfreigaben sollten nicht mehrere Tage unbearbeitet bleiben. Wir empfehlen unseren Kunden, idealerweise innerhalb von 24 Stunden und spätestens innerhalb von 48 Stunden zu reagieren. Dabei muss noch kein Vorstellungsgespräch oder konkretes Jobangebot stattfinden. Wichtig ist zunächst, dass die Pflegekraft eine Rückmeldung erhält und weiß, wie es weitergeht.
2. Eine Person eindeutig verantwortlich machen
   Teilen sich Pflegedienstleitung, Personalabteilung und Geschäftsführung die Recruiting-Aufgaben, sollte für jeden neuen Kontakt klar sein, wer die Verantwortung übernimmt. Sonst entsteht schnell der klassische Effekt: Alle könnten reagieren und am Ende tut es niemand. Eine namentliche Zuständigkeit macht offene Kontakte sichtbar und verhindert, dass sie im Tagesgeschäft untergehen.
3. Die gewünschte Erreichbarkeit der Pflegekraft nutzen
   Bei Care Rockets können Pflegekräfte angeben, zu welchen Zeiten sie telefonisch kontaktiert werden möchten. Gerade bei wechselnden Diensten ist das hilfreicher als pauschale Rückrufzeiten. Arbeitgeber können den Kontakt direkt für das gewünschte Zeitfenster planen und erhöhen so die Chance, die Pflegekraft tatsächlich zu erreichen.
4. Offene Kontakte regelmäßig kontrollieren
   Recruiting sollte nicht davon abhängen, ob jemand zufällig an eine offene Bewerbung oder Profilfreigabe denkt. Prüfen Sie deshalb mindestens einmal pro Woche: Welche neuen Kontakte wurden noch nicht bearbeitet und bei wem fehlt der nächste Schritt?
5. Reaktionszeiten auch bei Urlaub und Krankheit sicherstellen
   Urlaub, Krankheit oder Feiertage sollten nicht dazu führen, dass neue Kontakte mehrere Tage unbearbeitet bleiben. Legen Sie deshalb vorab eine Vertretung fest. So bleibt die vereinbarte Reaktionszeit auch während der Sommerferien, über Feiertage oder bei kurzfristigen Ausfällen bestehen.

Fazit: Schnelligkeit ist ein entscheidender Hebel im Pflege-Recruiting

Im Pflege-Recruiting zählt nicht nur, wie viele Pflegekräfte Sie erreichen, sondern auch, wie schnell und verbindlich Sie auf Interesse reagieren. Gerade beim Reverse Recruiting, bei dem der Arbeitgeber selbst den ersten Schritt macht, sollte der Prozess nach einer Profilfreigabe nicht ins Stocken geraten.

Unsere Empfehlung: Reagieren Sie idealerweise innerhalb von 24 Stunden und spätestens innerhalb von 48 Stunden. Dabei reicht zunächst auch eine kurze Rückmeldung mit einem klaren nächsten Schritt. So bleiben Sie im Entscheidungsprozess präsent und vermeiden unnötige Verzögerungen bei ohnehin langen Vakanzzeiten.

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