Recruiting-Kosten Pflege: richtig bewerten und senken

Warum Recruiting in der Pflege teurer wirkt als in anderen Branchen

Pflegeeinrichtungen konkurrieren nicht auf einem “normalen” Arbeitsmarkt. Sie konkurrieren auf einem Markt, auf dem die Nachfrage das Angebot seit Jahren strukturell übersteigt und der Fachkräftemangel in der Pflege wird sich nicht kurzfristig ändern.

Laut dem Bericht der Bundesagentur für Arbeit zur Arbeitsmarktsituation im Pflegebereich (2025) kamen auf 100 offene Fachkraftstellen rechnerisch nur 55 arbeitslose Pflegefachkräfte. Das bedeutet: Selbst wenn alle verfügbaren Fachkräfte sofort eine Stelle antreten würden, bliebe knapp jede zweite Stelle unbesetzt. Der Markt gibt nicht mehr her.

Destatis prognostiziert bis 2049 einen Bedarf von bis zu 2,15 Millionen Pflegekräften. Je nach Szenario könnte die Versorgungslücke zwischen 280.000 und 690.000 Pflegekräfte betragen.

→ Diese Zahlen erklären, warum klassische Recruiting-Logik in der Pflege schnell an ihre Grenzen stößt. Eine Stellenanzeige schalten und auf Bewerbungen warten funktioniert in einem strukturellen Engpassmarkt nicht.

Die Folge: Vakanzen werden länger, Kosten steigen

Was diese Marktlage konkret bedeutet, zeigen die Vakanzzeiten: Laut Auswertung auf Basis von BA-Daten (Bundestag, 2025) blieb eine Stelle in der Altenpflege 2024 im Durchschnitt 300 Tage unbesetzt, in der Gesundheits- und Krankenpflege waren es 269 Tage. Der branchenübergreifende Durchschnitt in Deutschland liegt zum Vergleich bei rund 130 Tagen.

Während die Stelle offen ist, läuft der Betrieb weiter, aber zu einem höheren Preis. Typische Folgekosten, die in vielen Einrichtungen entstehen:

• Überstunden im bestehenden Team – mit allen Folgen für Belastung und Bindung
• Springer- und Leasingkräfte – laut Deloitte (2026) im Durchschnitt 92 Prozent teurer als Festanstellung
• Reduzierte Belegung oder abgesagte Touren – entgangene Erlöspotenziale von 13,5 bis 22 Prozent pro Jahr
• Mehrbelastung der Leitung – durch Koordination, Qualitätssicherung und interne Kommunikation

Diese Kosten tauchen im Cost-per-Hire nicht auf. Genau darin liegt der blinde Fleck.

Fachkraft oder Hilfskraft: zwei verschiedene Märkte

Ein Detail, das oft untergeht: Für Pflegehilfskräfte und Pflegefachkräfte gelten völlig andere Bedingungen.

Laut BA-Bericht (2025) stehen bei Pflegehilfskräften 100 gemeldeten Stellen rund 483 arbeitslose Bewerber:innen gegenüber. Die Arbeitslosenquote bei Hilfskräfte liegt bei 7,8 %.

Bei Pflegefachkräften hingegen fehlen schlicht die Menschen. Kein zusätzliches Budget ändert daran kurzfristig etwas.

Wer das nicht differenziert, plant Budget und Erwartungen an der falschen Realität.

Der häufigste Denkfehler: Wer nur Cost-per-Hire misst, steuert am Ziel vorbei

Viele Einrichtungen messen Recruiting-Erfolg an einer einzigen Kennzahl: dem Cost-per-Hire. Die Logik dahinter klingt zunächst vernünftig (=wer wenig pro Einstellung ausgibt, wirtschaftet effizient).

Das Problem: Diese Rechnung geht in der Pflege fast immer nicht auf.

Was ist Cost-per-Hire überhaupt?

Cost-per-Hire bedeutet auf Deutsch schlicht: Kosten pro Einstellung. Die Formel ist einfach:

Cost-per-Hire = alle Kosten der Personalsuche ÷ Anzahl der Einstellungen

Zu diesen Kosten zählen zum Beispiel Anzeigen auf Jobportalen, Honorare für Personalvermittler, aber auch die interne Zeit, die Ihre Pflegedienstleitung oder Geschäftsführung mit Bewerbungsgesprächen verbringt.

Der amerikanische HR-Verband SHRM – eine der weltweit führenden Fachorganisationen für Personalmanagement – hat diese Formel als Branchenstandard etabliert und klar definiert, was hineingehört und was nicht.

Und genau dort liegt das Problem: Was der SHRM-Standard bewusst ausklammert, sind Produktivitätsverluste, Einarbeitungskosten und die wirtschaftlichen Folgen langer Vakanzen. In anderen Branchen mag das vertretbar sein. In der Pflege sind genau diese ausgeblendeten Kosten oft teurer als die eigentliche Suche.

Drei Situationen, die in der Praxis regelmäßig auftreten

• Die günstige Einstellung, die zu spät kommt. Der Cost-per-Hire (CPH) ist niedrig, aber die Stelle bleibt vier Monate länger offen als nötig. In dieser Zeit entstehen Überstunden, Leasingkosten und Teambelastung – Kosten, die im CPH nicht auftauchen.
• Die schnelle Einstellung, die nicht hält. Eine Pflegekraft wird zügig eingestellt, verlässt die Einrichtung aber nach drei Monaten wieder. Der Prozess beginnt von vorn, inklusive Einarbeitungsaufwand.
• Die scheinbar teure Einstellung, die sich rechnet. Ein Kanal kostet mehr pro Einstellung, liefert aber qualifiziertere Kandidat:innen mit längerer Verweildauer und kürzerer Vakanzzeit. Im reinen CPH-Vergleich sieht er schlechter aus – betriebswirtschaftlich ist er überlegen.

Die vollständige Kostenlogik hat drei Ebenen

Wer Recruiting-Kosten in der Pflege wirklich steuern will, braucht mindestens drei Betrachtungsebenen:

• Cost-per-Hire: Was kostet die Suche und Auswahl einer Pflegekraft?
• Cost-of-Vacancy: Was kostet die offene Stelle pro Tag – durch Überstunden, Leiharbeit, entgangene Belegung?
• Stabilitätskosten: Was kostet es, wenn eine Einstellung nach kurzer Zeit wieder wegfällt?

→ Erst wer alle drei Ebenen zusammendenkt, bekommt ein realistisches Bild davon, was Recruiting tatsächlich kostet und wo die größten Hebel zur Optimierung liegen.

Was die Begriffe wirklich bedeuten – und welche Kosten dazugehören

Cost-per-Hire haben wir bereits erklärt. Aber er ist nur eine von mehreren Kennzahlen, die Sie für eine vollständige Steuerung Ihres Recruitings brauchen. Hier sind die drei, die in der Pflege besonders häufig unterschätzt oder verwechselt werden.

Time-to-Hire: Wie schnell läuft Ihr Auswahlprozess?

Time-to-Hire misst die Zeit vom ersten Kontakt mit Kandidat:innen bis zur Vertragsunterzeichnung. Diese Kennzahl zeigt, wie effizient Ihr interner Auswahlprozess ist: Wie schnell werden Gespräche vereinbart? Wie zügig folgt eine Entscheidung? Wo entstehen unnötige Wartezeiten?

Laut SmartRecruiters (2025) lag die mediane Time-to-Hire in Deutschland bei 55 Tagen, im Gesundheitswesen sogar nur bei 41 Tagen. Diese Werte stammen aus ATS-Kundendaten und sind nicht direkt auf einzelne Pflegeeinrichtungen übertragbar – sie geben aber eine grobe Orientierung, wo Prozesse ins Stocken geraten können.

Time-to-Fill: Wie lange bleibt eine Stelle insgesamt offen?

Time-to-Fill geht einen Schritt weiter. Sie misst die gesamte Dauer vom Moment der Stellenfreigabe bis zur Vertragsunterzeichnung – inklusive aller internen Abstimmungen und Freigabeprozesse, die noch vor dem eigentlichen Auswahlverfahren stattfinden.

Für Geschäftsführung und Budgetplanung ist Time-to-Fill deshalb oft die aussagekräftigere Kennzahl. Sie zeigt nicht nur, wie schnell Ihr HR-Prozess läuft, sondern auch, wo interne Strukturen das Recruiting bremsen.

Vakanzkosten: Was kostet die offene Stelle wirklich?

Vakanzkosten (englisch Cost-of-Vacancy) bezeichnen die wirtschaftlichen Folgen einer unbesetzten Stelle. In der Pflege sind sie besonders kritisch, weil eine fehlende Pflegekraft nicht nur Arbeit verlagert, sondern direkt die Versorgungskapazität reduziert.

Typische Vakanzkosten in Pflegeeinrichtungen:

• Überstundenvergütung für das bestehende Team
• Kosten für Leasing- und Springerkräfte
• Entgangene Einnahmen durch reduzierte Belegung oder abgesagte Touren
• Qualitätsrisiken durch dauerhafte Überlastung
• Erhöhte Fluktuation im restlichen Team durch anhaltenden Druck

Laut DGFP-Benchmark-Studie 2025 messen zwar fast 74 Prozent der Unternehmen ihre Time-to-Hire, aber nur 9 Prozent erfassen systematisch ihre Vakanzkosten, obwohl 53 Prozent sie für relevant halten. Gerade in der Pflege ist das eine gefährliche Lücke.

Warum Benchmarks oft irreführend sind

Kennzahlen sind nur dann vergleichbar, wenn sie nach derselben Definition gemessen werden. 41 Tage Time-to-Hire aus einer Vendor-Auswertung und 300 Tage Vakanzzeit aus der amtlichen Arbeitsmarktstatistik messen nicht dieselbe Realität.

Das ist kein Widerspruch, sondern ein Definitionsproblem. Wer externe Benchmarks nutzt, sollte deshalb immer prüfen: Was genau wurde hier gemessen, für welchen Zeitraum und mit welcher Datenbasis?

Was eine unbesetzte Pflegestelle wirklich kostet

Was kostet eine unbesetzte Stelle in der Pflege? Deutlich mehr als die meisten Einrichtungen auf dem Schirm haben. Denn während Recruiting-Kosten in der Buchhaltung auftauchen, entstehen Vakanzkosten still – jeden Tag, an dem die Stelle offen bleibt.

Die Grundlogik

Für die Berechnung gibt es eine einfache Formel:

Vakanzkosten = Tageskosten × Vakanztage × Bedeutungsfaktor

Die drei Werte im Überblick:

• Tageskosten: Wie viel kostet die Stelle pro Arbeitstag? Rechnen Sie: Monatsgehalt × 12 ÷ 250 Arbeitstage. Bei einem Monatsgehalt von 4.153 Euro ergibt das rund 199 Euro pro Tag.
• Vakanztage: Wie viele Tage bleibt die Stelle offen – vom Kündigungsdatum bis zum ersten Arbeitstag der neuen Kraft?
• Bedeutungsfaktor: Dieser Wert zeigt, wie stark der Betrieb durch die fehlende Kraft wirklich belastet wird. Drei Fragen helfen bei der Einschätzung: 1) Wer springt ein? 2) Fallen Einnahmen weg? 3)Wie hoch ist der Druck auf das restliche Team? Ein Faktor von 1,5 bedeutet: Die tatsächlichen Kosten liegen 50 Prozent über dem reinen Tageswert der Stelle (ein konservativer Einstiegswert für die Pflege). Bei hohem Leasinganteil oder einnahmenabhängiger Belegung kann er deutlich höher liegen.

Beispielrechnung: Altenpflege-Fachkraft

Laut IAB (2025) liegt das Medianentgelt einer Altenpflege-Fachkraft bei 4.153 Euro pro Monat. Laut BA-Daten (Bundestag, 2025) bleibt eine Stelle in der Altenpflege durchschnittlich 300 Tage unbesetzt.

Transparenzhinweis: Ableitung aus öffentlichen Daten – Orientierungsgröße, kein Branchenbenchmark.

Eine unbesetzte Fachkraftstelle kostet Ihre Einrichtung also rechnerisch fast 90.000 Euro – bereits inklusive einer konservativen Schätzung für Überstunden, Leasing-Einsätze und eingeschränkte Belegung. In der Praxis kann dieser Wert je nach Einrichtung deutlich höher ausfallen.

Was 30 bis 60 Tage schnellere Besetzung bedeuten

Auf Basis der Beispielrechnung lässt sich der wirtschaftliche Hebel kürzerer Vakanzzeiten direkt ablesen:

• 30 Tage weniger Vakanz = rund 8.950 Euro gespart
• 60 Tage weniger Vakanz = rund 17.900 Euro gespart
• 90 Tage weniger Vakanz = rund 26.850 Euro gespart

Das ist kein theoretischer Wert, sondern der konkrete Betrag, der in Ihrer Einrichtung verbleibt, wenn Stellen schneller besetzt werden. Und er ist in den meisten Einrichtungen noch nicht eingepreist, wenn über Recruiting-Budgets entschieden wird.

Was die Zahlen zeigen: Die größten Einsparungen entstehen nicht durch weniger Recruiting-Budget, sondern durch kürzere Vakanzzeiten. Alles, was Ihren Besetzungsprozess um Wochen beschleunigt, hat einen direkt messbaren wirtschaftlichen Effekt. Das ist der Übergang zum nächsten Punkt: Welche Benchmarks taugen, um die eigene Effizienz einzuordnen?

Welche Zahlen und Benchmarks taugen – und warum Pflege-Zielwerte fehlen

Wer nach einem klaren Cost-per-Hire-Zielwert für die Pflege sucht, wird enttäuscht. Den gibt es nicht. Und wer das weiß, trifft bessere Entscheidungen als jemand, der blind auf externe Benchmarks vertraut.

Was amtliche Daten liefern – und was nicht

Zahlen von Bundesagentur für Arbeit, IAB und Destatis sind verlässlich, wenn es um Vakanzzeiten, Gehälter und Marktengpässe geht. Genau diese Daten bilden die Grundlage der Beispielrechnung in diesem Beitrag.

Was sie nicht liefern: einen Zielwert dafür, was eine Einstellung in der Pflege kosten darf. Solche Werte werden amtlich nicht erhoben. Hinzu kommt: Nicht alle offenen Stellen werden der Bundesagentur gemeldet. Der tatsächliche Bedarf dürfte laut IAB höher liegen als die offiziellen Zahlen zeigen.

Vendor-Benchmarks richtig einordnen

Benchmarks von Anbietern wie SmartRecruiters (2025) oder der DGFP (2025) sind hilfreich, um den eigenen Prozess grob einzuordnen. Aber sie stammen aus Kundendaten großer Softwareanbieter und spiegeln nicht zwingend die Realität eines ambulanten Pflegedienstes oder einer mittelgroßen Einrichtung wider. Als Orientierung ja, als Zielwert nein.

Ihr eigener Wert ist aussagekräftiger als jeder Benchmark

Da es keinen verlässlichen Branchenwert gibt, lohnt es sich, den eigenen Cost-per-Hire zu berechnen und ihn im Zeitverlauf zu beobachten. Dafür brauchen Sie:

• Ihre Einstellungen im letzten Jahr
• Kosten je Kanal (Anzeigen, Agenturen, Messen)
• Geschätzte interne Zeitaufwände (PDL, Stationsleitung, Verwaltung)
• Vakanzdauer je Stelle
• Frühfluktuation in den ersten 90 oder 180 Tagen

Ein eigener Wert, den Sie regelmäßig messen, sagt mehr über Ihre Recruiting-Effizienz aus als jede externe Vergleichszahl.

Nicht weniger ausgeben, sondern smarter steuern: die wichtigsten Hebel, um Recruitingkosten in der Pflege zu senken

Der größte Fehler im Pflege-Recruiting ist nicht, zu viel Geld auszugeben. Es ist, das vorhandene Budget an den falschen Stellen einzusetzen. Wer die Hebel kennt, kann mit dem gleichen Budget deutlich bessere Ergebnisse erzielen.

Kanäle nach Ergebnissen steuern – nicht nach Preis

Viele Einrichtungen wählen Recruiting-Kanäle nach dem günstigsten Angebotspreis. Das klingt wirtschaftlich, ist es aber oft nicht. Ein günstiger Kanal, der viele unpassende Bewerbungen liefert, kostet am Ende mehr: durch Sichtungsaufwand, längere Entscheidungswege und eine schlechtere Abschlussquote.

Die entscheidende Frage ist nicht: Was kostet der Kanal? Sondern: Wie viele qualifizierte Einstellungen liefert er? Und wie schnell?

Wer das misst, stellt oft fest, dass teurere Kanäle im Ergebnis günstiger sind. Und dass manche günstigen Kanäle kaum verwertbare Bewerbungen liefern.

Michael Ortmann, Head of Sales bei Care Rockets, beobachtet dieses Muster seit sechs Jahren täglich in Gesprächen mit Einrichtungen: „Viele setzen immer noch auf klassische Stellenanzeigen, geben viel Geld aus, hoffen, dass sich jemand meldet, und nennen das dann Recruiting. Wir sagen intern dazu: Pay and Pray. Wenn ich dann frage, ob das gut funktioniert, kommt meistens: Es wird jedes Jahr schlechter." (zum kompletten Interview mit Michael Ortmann)

Ein Ansatz, der diesen Kreislauf durchbricht: Reverse Recruiting — also Einrichtungen, die aktiv auf Pflegekräfte zugehen, statt zu warten. Was das konkret bedeutet und wie es funktioniert, erklären wir in diesem Beitrag zum Reverse Recruiting in der Pflege.

Prozesse beschleunigen: wo Zeit verloren geht

Laut DGFP-Benchmark-Studie (2025) betreut ein Recruiter im Schnitt 16 offene Positionen gleichzeitig. In Pflegeeinrichtungen ohne dediziertes HR-Team landen diese Aufgaben oft bei der PDL oder Geschäftsführung – neben dem laufenden Betrieb.

Drei Stellschrauben, die den größten Unterschied machen:

• Reaktionszeit auf Bewerbungen: Pflegekräfte bewerben sich oft bei mehreren Einrichtungen gleichzeitig. Wer zu lange wartet, verliert qualifizierte Kandidat:innen an die Konkurrenz.
• Klare Freigabeprozesse: Interne Abstimmungsrunden zwischen PDL, Stationsleitung und Geschäftsführung verlangsamen viele Prozesse unnötig. Klare Zuständigkeiten und kurze Entscheidungswege verkürzen die Time-to-Fill spürbar.
• Verbindliche Rückmeldetermine: Kandidat:innen, die lange auf Rückmeldung warten, springen ab. Eine schnelle Rückmeldung (wir empfehlen innerhalb von 48 Stunden) reduziert diesen Verlust deutlich.

Michael Ortmann, Head of Sales bei Care Rockets, sieht einen eigenen Recruiter als wirkungsvollen Hebel: „Viele Einrichtungen geben jährlich Millionen für Zeitarbeit aus. Statt dauerhaft Zeitarbeitskräfte zu finanzieren, wäre es oft sinnvoller, einen festen Recruiter einzustellen – selbst wenn das 60.000 bis 80.000 Euro im Jahr kostet. Im besten Fall spart man damit mehrere Hunderttausend Euro."

Interne Potenziale nutzen

Zwei Quellen werden im Pflege-Recruiting häufig unterschätzt:

• Mitarbeiterempfehlungen: Eigene Pflegekräfte kennen das Team, die Kultur und die Anforderungen. Empfehlungen aus dem Team führen oft zu passenderen Einstellungen mit längerer Verweildauer. Laut SmartRecruiters (2025) kommen in Deutschland rund 6 Prozent aller Einstellungen über Empfehlungen zustande – im Gesundheitswesen sind es 5 Prozent. Das klingt wenig, ist aber oft der Kanal mit der besten Qualität.
• Interne Mobilität: Bevor eine Stelle extern ausgeschrieben wird, lohnt ein Blick nach innen. Gibt es Mitarbeiter:innen, die sich weiterentwickeln möchten? Eine interne Besetzung spart Suchkosten und verkürzt die Vakanzzeit erheblich.

Funnel-Lecks schließen: wo Kandidat:innen verloren gehen

Viele Einrichtungen verlieren qualifizierte Kandidat:innen nicht durch mangelnde Reichweite, sondern durch Reibungsverluste im Prozess: ein kompliziertes Bewerbungsformular, fehlende mobile Optimierung, zu lange Wartezeiten oder ein Auftritt, der Pflegekräfte nicht anspricht. Wie Sie als Arbeitgeber in der Pflege wahrgenommen werden, entscheidet oft schon vor der ersten Bewerbung. Was das konkret bedeutet, zeigt unser Ratgeber zu Employer Branding in der Pflege.

Wer seinen Recruiting-Prozess analysiert, findet oft schnell die Stellen, an denen Kandidat:innen abspringen. Und kleine Verbesserungen dort (etwa ein einfacheres Bewerbungsformular oder eine persönliche Eingangsbestätigung) können dazu führen, dass deutlich mehr Bewerber:innen den Weg bis zur Einstellung gehen – ohne zusätzliches Budget.

Checkliste: Diese KPIs sollten Sie monatlich im Pflege-Recruiting messen

Laut DGFP-Benchmark-Studie (2025) messen zwar fast 74 Prozent der Unternehmen ihre Time-to-Hire, aber nur 9 Prozent erfassen systematisch ihre Vakanzkosten, obwohl 53 Prozent sie für relevant halten. Gerade in der Pflege ist das eine teure Lücke.

Die gute Nachricht: Sie müssen kein aufwendiges Reporting-System aufbauen, um den Überblick zu bekommen. Diese KPIs reichen für den Anfang.

Pflicht-KPIs: das Minimum, das jede Einrichtung messen sollte

Erweiterte KPIs: für Einrichtungen, die tiefer steuern wollen

Sie müssen nicht alle Kennzahlen auf einmal einführen. Starten Sie mit Cost-per-Hire, Time-to-Fill und Cost-of-Vacancy. Schon diese drei Werte geben Ihnen ein deutlich vollständigeres Bild als der Cost-per-Hire allein und zeigen schnell, wo die größten Hebel in Ihrer Einrichtung liegen.

Fazit: Nicht Recruiting ist zu teuer – ungenau gesteuertes Recruiting ist zu teuer

Wer nur den Cost-per-Hire misst, sieht einen Bruchteil der tatsächlichen Kosten. Der größere Schaden entsteht durch lange Vakanzen und teure Überbrückungslösungen. Eine unbesetzte Altenpflege-Fachkraftstelle kann Ihre Einrichtung rechnerisch fast 90.000 Euro kosten und das ist ein konservativer Wert.

Die Lösung liegt nicht darin, weniger auszugeben. Sondern darin, gezielter zu steuern: mit den richtigen Kennzahlen, schnelleren Prozessen und Kanälen, die wirklich liefern.

Care Rockets hilft Ihnen, Stellen schneller zu besetzen

Mit über 60.000 registrierten Pflegekräften (Stand: Mai 2026) auf der Plattform können Sie als Arbeitgeber aktiv auf passende Kandidat:innen zugehen – statt auf Bewerbungen zu warten. Das verkürzt Ihre Vakanzzeit.

Was das in der Praxis bedeutet, beschreibt Bruno Ndougou: „Vertrag in weniger als 24 Stunden? Ich konnte daran nicht glauben, doch es ist geschehen." (Google-Rezension)

Patrick Specht bestätigt: „Die Qualität der Fachkräfte ist hervorragend und der Austausch mit [...] extrem produktiv." (Google-Rezension)

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Häufige Fragen zu Recruiting-Kosten in der Pflege