Ambulanten Pflegedienst gründen

Kaufmännische Kenntnisse

Für die erfolgreiche Leitung eines eigenen Pflegedienstes sind neben pflegerischem Fachwissen auch kaufmännische Kenntnisse unabdingbar. Diese Kompetenzen erleichtern die Organisation der Patientenversorgung sowie die wirtschaftliche Führung des Dienstes. Kompetenzen in den Bereichen Marketing, Kundenakquise, Arbeitsrecht, Personalführung, Rechnungswesen und Management sind ebenso wichtig. Ferner ist es notwendig, die Gesetzeslage zu überblicken und sich über Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Was macht die Konkurrenz?

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der Pflegedienste in Ihrer Region. Während es in ländlichen Region (--> Pflegerecruiting auf dem Land) häufig eine Unterversorgung gibt, ist die Konkurrenzsituation in Großstädten oft angespannter.

Ein erster Anhaltspunkt ist google maps. Hier finden Sie auf einer Karte alle Pflegedienste im Umkreis. Mit einem Klick auf den Eintrag gelangen Sie zur Webseite und finden heraus, welche Leistungen und ggf. Schwerpunkte der Pflegedienst hat.

Mithilfe der Rezensionen im Google-Profil oder auf Pflegelotse.de können Sie sich außerdem einen Eindruck darüber verschaffen, wie zufrieden Patient:innen, Angehörige oder Mitarbeiter:innen sind. Notieren Sie sich, welche Punkte negativ und welche positiv hervorgehoben werden. Hilfreich ist es auch, sich in der Branche „umzuhören“. Fragen Sie ehemalige Mitarbeiter:innen oder Bekannte, deren Angehörige von einem der bereits ansässigen Pflegedienste nach Ihrer Zufriedenheit.

Welchen Bedarf gibt es?

Den spezifischen Bedarf in Ihrer Region zu ermitteln, ist schon etwas schwieriger. Anhaltspunkte zur lokalen Bevölkerungsentwicklung erhalten Sie beim Statistischen Bundesamt. Berichte zur Pflegebedarfsplanung können Sie sich häufig auf den Webseiten der jeweiligen Städte herunterladen (z. B. hier für Wuppertal oder Düsseldorf). Es kann aber auch hilfreich sein, sich bei ärztlichem Personal umzuhören, welchen konkreten Bedarf sie sehen.

Konzept erarbeiten

Aus den gewonnenen Informationen gilt es anschließend die richtigen Schlüsse zu ziehen:

• Welche Leistungen bietet die Konkurrenz an?
• Welche Spezialisierung fehlt in Ihrer Region noch? (Kinderkrankenpflege, Intensivpflege, Palliativpflege …) 
• Für welche Leistungen herrscht Bedarf?
• Was können Sie besser machen? (Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Freundlichkeit …)
• Mit welcher Positionierung können Sie sich von der Konkurrenz abheben? (Nachhaltigkeit, Digitalisierung …)
  
  

Wichtig: Egal, welche Erkenntnisse sich aus Ihrer Analyse ergeben, entscheidend ist, dass Sie als Gründer:in hinter Ihrem Konzept stehen. Denn nur so können Sie auch Kapitalgeber, Patient:innen und zukünftige Mitarbeiter:innen überzeugen und bei Durststrecken dabei bleiben.

Businessplan

Ein Businessplan ist ein umfassendes Dokument, das alle Aspekte der Geschäftsgründung und -führung abdeckt. Er hilft Ihnen nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Finanzierung durch eine Bank und bei der Förderung durch die Agentur für Arbeit.

Zu den Inhalten eines Businessplans gehören unter anderem:

• Analyse des Standortes (u. a. Altersstruktur, Einzugsgebiet, Wettbewerb)
• Strategie zur Personalgewinnung
• Organisation des Fuhrparks
• Abrechnungsabwicklung
• Marketingstrategie

• Dienstleistungen

Denken Sie daran, dass der Plan nicht nur schlüssig und überzeugend sein sollte, sondern obendrein auch für fachliche Laien leicht verständlich sein sollte.

Tipps zum Erstellen eines Businessplans finden Sie auf diesen Seiten:

• Businessplan erstellen: Leitfaden, Vorlage und Beispiele [fuer-gruender.de]
• So schreibt ihr einen Businessplan: Aufbau, Struktur, Inhalte [gruenderkueche.de]
• Vorlage zur Erstellung eines Businessplans [kostenloser Download von hubspot.de]

Zulassung der Pflegekassen nach § 72 SGB XI

Die Zulassung eines Pflegedienstes bei den Pflegekassen nach § 72 SGB XI ist ein wesentlicher Schritt zur Gründung eines Pflegedienstes. Diese Zulassung ermöglicht es dem Pflegedienst, Leistungen mit den gesetzlichen Pflegekassen abzurechnen.

Der Antrag auf Zulassung bei den Landesverbänden der Pflegekassen sollte ca. drei Monate vor der geplanten Inbetriebnahme des Pflegedienstes bei der zuständigen Pflegekasse erfolgen. Eine rückwirkende Zulassung ist nicht möglich.

Der Rahmenvertrag regelt die vom Pflegedienst zu erbringenden Leistungen. Außerdem legt er Qualitätsstandards fest und regelt Vergütungsmodalitäten und Dokumentationspflichten.

Hier sind die wesentlichen Voraussetzungen aufgelistet:

• Ein Abschluss als Gesundheits- und Krankenpfleger:in, Kinderkranken- oder Altenpfleger:in.
• Nachweis von mindestens zwei Jahren hauptberuflicher pflegerischer Tätigkeit in den letzten fünf Jahren, davon mindestens ein Jahr im ambulanten Bereich.
• Weiterbildung zur Pflegedienstleitung (PDL) (mindestens 460 Stunden Weiterbildung oder ein Studium im Bereich Pflegemanagement)
• Ist der Inhaber selbst nicht qualifiziert in der Pflege, muss eine qualifizierte Pflegefachkraft mit PDL-Weiterbildung in Vollzeit und sozialversicherungspflichtig angestellt werden.
• Der Pflegedienst muss über eigene Geschäftsräume verfügen und ständig erreichbar sein.
• Es besteht die Verpflichtung, Expertenstandards anzuwenden und ein Qualitätsmanagement einzuführen.
• Der Pflegedienst muss in der Lage sein, Pflegeleistungen bei Tag und Nacht, einschließlich an Sonn- und Feiertagen, zu erbringen.
• Eine ausreichende und gleichmäßige pflegerische Versorgung im Einzugsgebiet muss gewährleistet sein.
• Der Pflegedienst muss mindestens drei Vollzeitkräfte beschäftigen.

Um mit den Kassen abrechnen zu können, benötigen Sie eine IK-Nummer (Institutionskennzeichen). Diese Nummer ist bundesweit gültig und ermöglicht den Kassen die Zuordnung der Abrechnungen.

Zulassung bei den Krankenkassen nach § 132 a SGB V

Die Krankenkassen übernehmen die Kosten für ärztlich verordnete Maßnahmen der medizinischen Behandlungspflege. Der § 132a SGB V regelt die Versorgung mit häuslicher Krankenpflege. Die Zulassung erfolgt bei den jeweiligen Landesverbänden und unterscheidet sich stark von Bundesland zu Bundesland. In der Regel verlangen die Krankenkassen den Nachweis einer bestimmten Sachausstattung.

Ist es möglich, einen Pflegedienst ohne PDL zu gründen?

Die PDL spielt eine Schlüsselrolle in der Sicherstellung der Pflegequalität, der Einhaltung von Pflegestandards und der fachlichen Führung des Personals. In Deutschland ist die Anstellung einer qualifizierten Pflegedienstleitung für die Zulassung eines ambulanten Pflegedienstes daher nicht möglich. Sie müssen entweder selbst die notwendige Qualifikation erwerben oder eine geeignete Pflegedienstleitung einstellen.

Im Folgenden werden die Rechtsformen GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und GbR hinsichtlich ihrer Vor- und Nachteile gegenübergestellt, um Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten.

Finanzierungsmöglichkeiten

Den allerwenigsten Gründer:innen ist es möglich, ihren Pflegedienst ohne Fremdkapital zu gründen. Sie sind auf Kreditgeber:innen angewiesen, dir ihr Geld durch Sicherheit absichern wollen. Zu den bankübliche Sicherheiten gehören, neben der Bürgschaft und der Grundschuld auch die Sicherungsübereignung. Dabei übereignen Sie Wertgegenstände – etwa Ihre Firmenfahrzeuge – als Sicherheit an die Bank. Die Bank ist Eigentümerin. Gleichzeitig dürfen Sie diese aber für Ihren Geschäftsbetrieb nutzen. Mit der letzten Rate werden Sie Eigentümer:in der Fahrzeuge.

Auch bei der Wahl des Kredits gibt es verschiedene Modelle:

• Kontokorrentkredit (Überziehungskredit)
• Ratendarlehen (gleichbleibende Raten)
• Gesamtfällige Darlehen (gleichbleibende Raten)
• Annuitätendarlehen (zu Beginn hohe Zinszahlungen, Tilgungsanteil steigt mit der Zeit)

Neben einem Businessplan, der erkennen lässt, dass das Gründungsvorhaben auf soliden Füßen steht, empfiehlt es, das Bankgespräch gut vorzubereiten. Informieren Sie sich vorab über die verschiedenen Finanzierungsoptionen und Fördermöglichkeiten. Erkundigen Sie sich, welche Unterlagen Sie für Gespräch benötigen (Schufa-Auskunft, Nachweis über vorhandenes Eigenkapitel …) und bringen Sie diese mit. Überlegen Sie sich vorher, welche Probleme die Bank sehen könnte und wie Sie darauf reagieren könnten.

Ganz wichtig: Treten Sie nicht als Bittsteller auf, sondern als Verhandlungspartner:in auf Augenhöhe. Nur wenn Sie selbst von Ihrem Vorhaben überzeugt sind, können Sie auch den zuständigen Bankmitarbeitenden überzeugen.

Förderung

Neben den klassischen Bankdarlehen hat der Gesetzgeber mehrere Möglichkeiten geschaffen, Gründer:innen zu unterstützen.

ERP-Gründerkredit – StartGeld

Mit dem ERP-Gründerkredit ( StartGeld) erhalten gründende Personen bis zu 125.000 € Kredit für die Gründung und den Betrieb eines Unternehmens. Der Vorteil: Die KfW übernimmt 80 % des Kreditrisikos und ermöglicht so auch kleinen Unternehmen einen einfachen Kreditzugang.

Mein Mikrokredit

Mein Mikrokredit ist ein Angebot des Mikrokreditfonds Deutschland. Mein Mikrokredit richtet sich an kleine Unternehmen, die über Banken keine Kredite erhalten. Zielgruppe sind insbesondere Frauen und Menschen mit Migrationshintergrund. Das maximale Kreditvolumen beträgt 25.000 €.

Gründungszuschuss durch die Agentur für Arbeit

Wenn Sie zum Zeitpunkt der Gründung Arbeitslosengeld beziehen und einen Restanspruch von mindestens 150 Tagen haben, können Sie bei der Bundesagentur für Arbeit einen Antrag auf Gründungszuschuss stellen. Hierzu muss eine fachkundige Stelle Ihrer Geschäftsidee einen „langfristigen Erfolg“ bescheinigen.

In Phase 1 erhalten Sie dann für 6 Monate Ihr zuletzt bezogenes Arbeitslosengeld plus 300 € Zuschuss zur sozialen Absicherung. Den Zuschuss von 300 € können Sie in einer zweiten Phase für weitere 9 Monate erhalten.

BAFA-Förderung

Das Bafa-Förderprogramm unterstützt kleine und mittelere Unternehmen. Das Programm bietet je nach Bundesland bis zu 100 % Zuschuss für professionelle Beratungsleistungen.

Wohngeld

Ist Ihr Gewinn in der Anfangszeit noch niedrig, haben Sie als Selbständige:r Anspruch auf Wohngeld. Die Höhe des Wohngeldes richtet sich nach der Größe Ihres Haushaltes, der Miete und dem monatlichen Gesamteinkommen.

Personalgewinnung

Die Personalplanung eines ambulanten Pflegedienstes ist nicht nur Teil des Businessplans, sondern auch gesetzlich fest verankert. Für die Abrechnung mit den Pflegekassen ist es u. a.  grundsätzlich erforderlich, dass Sie mindestens drei Vollzeitkräfte und eine Pflegedienstleitung zu beschäftigen. (Dies ist nur ein Richtwert. Die Anforderungen variieren je nach Bundesland).

Es ergibt also Sinn, sich schon frühzeitig damit zu beschäftigen, Pflegekräfte zu finden. Im Zuge des Fachkräftemangels in der Pflege ist die Personalgewinnung einer der größten Hürden bei der Gründung.

Daher empfiehlt es sich, frühzeitig auf die Suche zu gehen und die nötigen Ressourcen einzuplanen. Sollten Sie selbst als Pflegekraft gearbeitet haben, wissen Sie aus erster Hand, was Pflegekräfte wollen und warum sie kündigen. Es gilt daher, glaubhaft zu vermitteln, dass die Arbeitsbedingungen bei Ihnen besser sind. Es gilt, eine attraktive Employer Brand aufzubauen.

Nicht einfach, wenn Sie gerade erst in der Gründung stecken. Eine erste Maßnahme kann daher darin bestehen, ehemalige Teammitglieder zu kontaktieren. Um neuen Mitarbeiter:innen von Ihnen zu überzeugen, kann es hilfreich sein, bereits den Gründungsprozess auf Social Media zu teilen und so Einblicke in Ihre (Unternehmens-) Persönlichkeit zu geben.

Kundengewinnung

Die Zahl Pflegebedürftiger steigt rasant. Für die allermeisten ambulanten Pflegedienste ist die Kundengewinnung daher weniger ein Problem. Dennoch ist die Akquise kein Selbstläufer. Dank der online verfügbaren Informationen sind Kund:innen aufgeklärter und kritischer geworden. Meist ist es so, dass das Interesse am Thema Pflege gering ist. Sie Suche startet erst, wenn der Pflegebedarf akut ist. Oftmals ist es dann so, dass nicht die eigentliche Kundschaft auf die Suche geht, sondern Angehörige oder Multiplikatoren wie Krankenhäuser und Ärzte.

Zu den wirkungsvollsten Maßnahmen zählen:

• Guter Kontakt zu Multiplikatoren: Bei ihnen punkten Sie mit einem reibungslosen und zuverlässigen Übernahmeprozess.

• Einprägsames Corporate Design: Ein eingängiges Design hilft Ihnen, eine Präsenz aufzubauen und bei Entscheider:innen im Hinterkopf zu sein.

• Professionelle Webseite: Vor der Entscheidung für einen Pflegedienst schauen sich die meisten die Webseite an. Legen Sie daher Wert auf eine übersichtliche Struktur, ein ansprechendes Design und relevante Informationen.

• Rezensionen: Menschen vertrauen auf die Erfahrungen anderer. Rezensionen, die Sie auf Google Maps oder auf Ihrem kostenlosen Care Rockets Unternehmensprofil sammeln, sind daher essenziell.

Fuhrpark

Ein wichtiges Kapitel bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes ist die Organisation des firmeneigenen Fuhrparks. Denn die Firmenfahrzeuge sind nicht nur Werbefläche und Aushängeschild Ihrer Firma, sondern – angefangen vom Kraftstoff hin zu Versicherungen – zugleich einer der größten Kostenfaktoren.

Als Arbeitgeber:in sind Sie zudem verantwortlich, Ihrem Team sichere und technisch einwandfreie Fahrzeuge bereitzustellen. Neben der Wahl des Fahrzeugtyps steht auch die Frage nach der Finanzierung an. Die Frage, ob Kauf oder Leasing lässt sich nicht pauschal beantworten. Gerade bei kleineren Pflegediensten geht die Tendenz aber zu Leasingfahrzeugen.

Vor- und Nachteile des Leasings gegenüber dem Kauf

Haben Sie auch die Besonderheiten des Gewerberaummietrechts im Blick. Anders als im privaten Mietrecht gibt es keine Vorschriften zum Schutz vor Kündigungen oder Räumung. Ebenso können alle Nebenkosten auf Sie als Mietpartei umgelegt werden.

Geschäftsräume

Auch wenn Sie die zu Pflegenden zu Hause versorgen, benötigen Sie für Ihren ambulanten Pflegedienst Geschäftsräume. Hier finden nicht nur Büroarbeiten statt, sondern auch Besprechungen und die Pausen Ihrer Teams. Genauere Vorgaben hierzu finden Sie auch in den Versorgungsverträgen.

Generelle Kriterien, die Sie bei der Suche nach Geschäftsräumen berücksichtigen sollten, sind:

• eine zentrale Lage in Ihrem Einzugsgebiet
• sind die Räume für die vorgesehene Nutzung geeignet (im Zweifel Auskunft beim zuständigen Bauordnungsamt einholen)
• barrierefreier Zugang
• Parkplatzsituation bzw. Stellplatzablöse
• ausreichende Größe und Raumaufteilung

Haben Sie auch die Besonderheiten des Gewerberaummietrechts im Blick. Anders als im privaten Mietrecht gibt es keine Vorschriften zum Schutz vor Kündigungen oder Räumung. Ebenso können alle Nebenkosten auf Sie als Mietpartei umgelegt werden.

Hilfsmittel

Die Versorgungsverträge geben genau vor, welche Pflegehilfsmittel immer vorzuhalten sind. Hierzu gehören sowohl Pinzetten, Scheren, Handschuhe, Verbandsmaterialien und Desinfektionsmittel als auch Blutzucker- und Blutdruckmessgeräte, Kathetersets und Kochsalzlösungen.

Neben der Berufshaftpflichtversicherung, welche für die Zulassung bei den Pflegekassen

verpflichtend ist, können weitere Versicherungen Sinn ergeben:

• Rentenversicherung: Jede:r Selbstständige muss sich um die Absicherung im Alter selbst kümmern. In der Regel sind Sie als Inhaber:in eines Pflegedienstes in der gesetzlichen Rentenversicherung nicht versicherungspflichtig. Als Alternative zur Alterssicherung kommen Anlagen in Immobilien, ETF oder eine private Rentenversicherung infrage.

• Risikolebensversicherung: Die Versicherung sorgt– insbesondere wenn Sie Hauptverdiener sind –  dafür, dass die Hinterbliebenen im Todesfall versorgt sind.

• Betriebsunterbrechungsversicherung: Diese Versicherung deckt die fortlaufenden Kosten ab, die dadurch entstehen, dass der Betrieb nicht wie gewohnt laufen kann (z. B. nach einem Einbruch oder Feuer).

• Krankenversicherung: Sie haben als Gründer die Wahl zwischen der privaten und gesetzlichen Krankenversicherung. Ein Wechsel in die private Krankenversicherung sollte allerdings gut überlegt sein. (--> finanztip.de).

• Berufsunfähigkeitsversicherung: Etwa jeder vierte Deutsche wird vor dem regulären Renteneintritt berufsunfähig. Eine Absicherung der Berufsunfähigkeit ist daher in der Regel sinnvoll.

• Firmenrechtsschutz: Ein drohender Führerscheinverlust oder ein vermeintlicher Diebstahl beim Patienten – eine Rechtsschutzversicherung trägt in solchen Fällen Anwalts- und Prozesskosten.

• Gewerbliche Kfz-Versicherung: Diese Versicherung ist für Firmenwagen gesetzlich vorgeschrieben und deckt Schäden, die Sie an anderen Fahrzeugen zufügen, ab. Mit einer Teilkaskoversicherung sind Schäden an Ihrem Firmenwagen abgedeckt.

Tipp 1: Warum ein solider Businessplan entscheidend ist

Ein gut durchdachter Businessplan ist unerlässlich für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes, besonders angesichts der wirtschaftlichen Herausforderungen in der Pflegebranche. Er ist nicht nur für Banken wichtig, sondern vor allem für Ihre eigene Planung und Strategie. Denn ein solider Plan ermöglicht es Ihnen, die Tragfähigkeit Ihrer Geschäftsidee realistisch zu bewerten und potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Tipp 5: Frühzeitig als attraktiver Arbeitgeber sichtbar werden

Die Suche nach qualifizierten Personal insbesondere ist ein kritischer Schritt bei Ihrem Gründungsvorhaben. Dies gilt besonders, wenn Sie selbst keine Qualifikation zur PDL haben. Eine PDL ist schwer zu finden, aber ohne sie kann der Pflegedienst nicht starten. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Suche bzw. damit als Arbeitgeber sichtbar zu werden (Stichwort: Employer Branding).

Eine effektive Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu präsentieren und Mitarbeiter:innen zu gewinnen, bietet Care Rockets. Mit einem kostenlosen Unternehmensprofil auf Care Rockets können Sie Ihr Unternehmen in der Arbeitgebersuche präsentieren, Einblicke durch Fotos und Videos geben, Ihre Benefits hervorheben und unbegrenzt Stellenanzeigen erstellen. 

Der 1-Klick-Mechanismus ermöglicht es interessierten Pflegekräften, sich unkompliziert bei Ihnen zu bewerben. Zusätzlich erhalten Sie monatlich fünf kostenlose Direktnachrichten, um proaktiv personalisierte Anfragen an Ihre Wunschkandidat:innen zu senden.

Ambulanten Pflegedienst kaufen – mit diesen Preisen können Sie rechnen

Auf dieser Webseite des Bundesministeriums für Wirtschaft finden Sie eine Börse mit Pflegediensten, deren Inhaber eine Nachfolge suchen: next-change.org

Hier einige Beispiele:

• für einen Pflegedienst in Berlin (> 20 Beschäftigte), der aus Altersgründen nach einer Nachfolge sucht, wird eine Preisvorstellung von 500.000 bis 2,5 Millionen angegeben.
• ein seit 30 Jahren etablierter Pflegedienst in Garmisch-Partenkirchen mit 5 Beschäftigten wird zum Preis von 50.000 bis 250.000 Tsd. Euro zu Übernahme angeboten
• ein Pflegedienst im Rhein-Main-Gebiet mit 300 Beschäftigten inkl. Büroausstattung und Software wird für 12 Millionen Euro angeboten