Ambulanten Pflegedienst gründen

Erfahren Sie, welche Voraussetzungen und formellen Schritte für die erfolgreiche Gründung eines ambulanten Pflegedienstes zu beachten sind – inklusiver wertvolle Tipps zur Rechtsform, Finanzierung und Personalgewinnung.

 

 

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Inhalte dieses Ratgebers

🔵 Welche Voraussetzungen Sie für die Zulassung bei den Kranken- und Pflegekassen erfüllen müssen?

🔵 Welche persönlichen und fachlichen Voraussetzungen sind für eine erfolgreiche Gründung unabdingbar

🔵 Tipps zur Finanzierung, Steuern, Förderungen und Versicherungen

🔵 Ratschläge von einem erfahrenen Pflegedienstgründer

Sie sind Pflegefachkraft und träumen davon, einen ambulanten Pflegedienst zu gründen? Dieser Schritt erlaubt Ihnen, Ihre Vision von qualitativer Pflege umzusetzen und aktiv für bessere Arbeitsbedingungen in der Pflegebranche einzutreten. 

 

Doch bei all den Chancen, die ein eigener Pflegedienst bietet, ist es wichtig, die damit verbundenen Schwierigkeiten nicht zu unterschätzen. Eine Studie der Diakonie zeigt, dass viele Pflegedienste ihre wirtschaftliche Situation als angespannt einstufen. Dies unterstreicht, wie wichtig eine sorgfältige Planung ist. Von rechtlichen Rahmenbedingungen bis hin zur soliden Finanzplanung – es gibt viele Aspekte zu bedenken.

 

In diesem Artikel bieten wir Ihnen nicht nur eine umfassende Checkliste für den Gründungsprozess, sondern auch wertvolle Einblicke eines erfahrenen Gründers. Egal, ob Sie noch mit dem Gedanken spielen oder bereits konkrete Pläne schmieden – dieser Artikel ist Ihr Leitfaden, um die Herausforderungen zu meistern und erfolgreich zu gründen.

 

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Voraussetzungen für die Gründung eines Pflegedienstes

Die Gründung eines Pflegedienstes erfordert eine Kombination aus persönlichen und unternehmerischen Fähigkeiten. Der folgende Abschnitt beleuchtet, welche Qualifikationen für den Unternehmenserfolg wesentlich sind.

Persönlich

Wer einen Pflegedienst gründet, benötigt Organisationstalent mit Kommunikationsstärke, um als zentrale Schnittstelle in einem vielschichtigen Versorgungsnetzwerk zu agieren. Einfühlungsvermögen gegenüber den Patienten bei gleichzeitiger Abgrenzungsfähigkeit ist ebenso wichtig wie Zuverlässigkeit, Ausdauer, Überzeugungskraft und Einsatzbereitschaft – gerade in der anspruchsvollen Anfangszeit.

Kaufmännische Kenntnisse

Für die erfolgreiche Leitung eines eigenen Pflegedienstes sind neben pflegerischem Fachwissen auch kaufmännische Kenntnisse unabdingbar. Diese Kompetenzen erleichtern die Organisation der Patientenversorgung sowie die wirtschaftliche Führung des Dienstes. Kompetenzen in den Bereichen Marketing, Kundenakquise, Arbeitsrecht, Personalführung, Rechnungswesen und Management sind ebenso wichtig. Ferner ist es notwendig, die Gesetzeslage zu überblicken und sich über Änderungen auf dem Laufenden zu halten.

Tipp: Der Deutsche Berufsverband für Pflegeberufe bietet unter anderem Existenzgründerseminare für ambulante Pflegedienste an. Alternativ finden Sie betriebswirtschaftliche Grundkurse oder Kurse für Existenzgründer auch bei der örtlichen Volkshochschule.

Unverzichtbar – eine gute Geschäftsidee finden

Bevor Sie mit Ihrem Pflegedienst an den Start gehen, gilt es, Ihre Geschäftsidee zu konkretisieren. Denn eine gute Geschäftsidee ist die Basis für Ihren unternehmerischen Erfolg.

Was macht die Konkurrenz?

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der Pflegedienste in Ihrer Region. Während es in ländlichen Region (--> Pflegerecruiting auf dem Land) häufig eine Unterversorgung gibt, ist die Konkurrenzsituation in Großstädten oft angespannter.

 

Ein erster Anhaltspunkt ist google maps. Hier finden Sie auf einer Karte alle Pflegedienste im Umkreis. Mit einem Klick auf den Eintrag gelangen Sie zur Webseite und finden heraus, welche Leistungen und ggf. Schwerpunkte der Pflegedienst hat.

 

Mithilfe der Rezensionen im Google-Profil oder auf Pflegelotse.de können Sie sich außerdem einen Eindruck darüber verschaffen, wie zufrieden Patient:innen, Angehörige oder Mitarbeiter:innen sind. Notieren Sie sich, welche Punkte negativ und welche positiv hervorgehoben werden. Hilfreich ist es auch, sich in der Branche „umzuhören“. Fragen Sie ehemalige Mitarbeiter:innen oder Bekannte, deren Angehörige von einem der bereits ansässigen Pflegedienste nach Ihrer Zufriedenheit.

Welchen Bedarf gibt es?

Den spezifischen Bedarf in Ihrer Region zu ermitteln, ist schon etwas schwieriger. Anhaltspunkte zur lokalen Bevölkerungsentwicklung erhalten Sie beim Statistischen Bundesamt. Berichte zur Pflegebedarfsplanung können Sie sich häufig auf den Webseiten der jeweiligen Städte herunterladen (z. B. hier für Wuppertal oder Düsseldorf). Es kann aber auch hilfreich sein, sich bei ärztlichem Personal umzuhören, welchen konkreten Bedarf sie sehen.

Konzept erarbeiten

Aus den gewonnenen Informationen gilt es anschließend die richtigen Schlüsse zu ziehen:

 

  • Welche Leistungen bietet die Konkurrenz an?
  • Welche Spezialisierung fehlt in Ihrer Region noch? (Kinderkrankenpflege, Intensivpflege, Palliativpflege …) 
  • Für welche Leistungen herrscht Bedarf?
  • Was können Sie besser machen? (Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Freundlichkeit …)
  • Mit welcher Positionierung können Sie sich von der Konkurrenz abheben? (Nachhaltigkeit, Digitalisierung …)

Wichtig: Egal, welche Erkenntnisse sich aus Ihrer Analyse ergeben, entscheidend ist, dass Sie als Gründer:in hinter Ihrem Konzept stehen. Denn nur so können Sie auch Kapitalgeber, Patient:innen und zukünftige Mitarbeiter:innen überzeugen und bei Durststrecken dabei bleiben.

Businessplan

Ein Businessplan ist ein umfassendes Dokument, das alle Aspekte der Geschäftsgründung und -führung abdeckt. Er hilft Ihnen nicht nur bei der Planung, sondern auch bei der Finanzierung durch eine Bank und bei der Förderung durch die Agentur für Arbeit.

 

Zu den Inhalten eines Businessplans gehören unter anderem:

  • Analyse des Standortes (u. a. Altersstruktur, Einzugsgebiet, Wettbewerb)
  • Strategie zur Personalgewinnung
  • Organisation des Fuhrparks
  • Abrechnungsabwicklung
  • Marketingstrategie
  • Dienstleistungen

 

Denken Sie daran, dass der Plan nicht nur schlüssig und überzeugend sein sollte, sondern obendrein auch für fachliche Laien leicht verständlich sein sollte.

 

Tipps zum Erstellen eines Businessplans finden Sie auf diesen Seiten:

  • Businessplan erstellen: Leitfaden, Vorlage und Beispiele [fuer-gruender.de]
  • So schreibt ihr einen Businessplan: Aufbau, Struktur, Inhalte [gruenderkueche.de]
  • Vorlage zur Erstellung eines Businessplans [kostenloser Download von hubspot.de]
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Zulassungsantrag bei den Pflege- und Krankenkassen

Eine grundlegende Frage vor Gründung einer ambulanten Pflege ist, ob Sie Ihre Leistungen von Anfang an mit den Pflege- und Krankenkassen abrechnen möchten. Dies ist nicht zwingend erforderlich. Grundsätzlich ist auch möglich, ohne Zulassung bei den Kassen zu gründen. Hierbei handelt es sich dann um einen privaten Pflegedienst, der seine Dienstleistungen direkt an die Kund:innen verkauft, ohne über die gesetzlichen Pflegekassen abzurechnen. 

 

Wenn Sie sich (später) entscheiden, die Zulassung zu beantragen, müssen Sie für jede der beiden Pflegeformen eine gesonderte Zulassung beantragen.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile dieser Option:

 

Vorteile Nachteile
Flexibilität in der Preisgestaltung: Ohne die Bindung an die Pflegesätze können Sie Ihre Preise selbst festlegen. Eingeschränkter Kundenkreis: Ihre Zielgruppe beschränkt sich auf Personen, die sich private Pflege leisten können oder wollen.
Weniger Bürokratie: Sie unterliegen nicht den strengen Vorgaben und Kontrollen der Pflegekassen Insolvenzrisiko: Sie tragen das Risiko, dass Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen können.
Individuelle Leistungsgestaltung: Sie können spezielle, auf Ihre Kunden zugeschnittene Pflegeleistungen anbieten. Marketingaufwand: Sie müssen mehr in Marketing und Kundenakquise investieren, um Ihre Zielgruppe zu erreichen
Unabhängigkeit von Kassenpolitik: Sie sind nicht von den Entscheidungen und Änderungen in der Gesundheitspolitik abhängig. Steuer: Keine Befreiung von der Umsatz- und Gewerbesteuer
Geringere Gründungskosten: keine Büroräume und Personal erforderlich.  
Schnellere Gründung möglich  

 

Zulassung der Pflegekassen nach § 72 SGB XI

Die Zulassung eines Pflegedienstes bei den Pflegekassen nach § 72 SGB XI ist ein wesentlicher Schritt zur Gründung eines Pflegedienstes. Diese Zulassung ermöglicht es dem Pflegedienst, Leistungen mit den gesetzlichen Pflegekassen abzurechnen.

 

Der Antrag auf Zulassung bei den Landesverbänden der Pflegekassen sollte ca. drei Monate vor der geplanten Inbetriebnahme des Pflegedienstes bei der zuständigen Pflegekasse erfolgen. Eine rückwirkende Zulassung ist nicht möglich.

 

Der Rahmenvertrag regelt die vom Pflegedienst zu erbringenden Leistungen. Außerdem legt er Qualitätsstandards fest und regelt Vergütungsmodalitäten und Dokumentationspflichten.

 

Hier sind die wesentlichen Voraussetzungen aufgelistet:

  • Ein Abschluss als Gesundheits- und Krankenpfleger:in, Kinderkranken- oder Altenpfleger:in.
  • Nachweis von mindestens zwei Jahren hauptberuflicher pflegerischer Tätigkeit in den letzten fünf Jahren, davon mindestens ein Jahr im ambulanten Bereich.
  • Weiterbildung zur Pflegedienstleitung (PDL) (mindestens 460 Stunden Weiterbildung oder ein Studium im Bereich Pflegemanagement)
  • Ist der Inhaber selbst nicht qualifiziert in der Pflege, muss eine qualifizierte Pflegefachkraft mit PDL-Weiterbildung in Vollzeit und sozialversicherungspflichtig angestellt werden.
  • Der Pflegedienst muss über eigene Geschäftsräume verfügen und ständig erreichbar sein.
  • Es besteht die Verpflichtung, Expertenstandards anzuwenden und ein Qualitätsmanagement einzuführen.
  • Der Pflegedienst muss in der Lage sein, Pflegeleistungen bei Tag und Nacht, einschließlich an Sonn- und Feiertagen, zu erbringen.
  • Eine ausreichende und gleichmäßige pflegerische Versorgung im Einzugsgebiet muss gewährleistet sein.
  • Der Pflegedienst muss mindestens drei Vollzeitkräfte beschäftigen.


Um mit den Kassen abrechnen zu können, benötigen Sie eine IK-Nummer (Institutionskennzeichen). Diese Nummer ist bundesweit gültig und ermöglicht den Kassen die Zuordnung der Abrechnungen.

Tipp: Es empfiehlt sich, die spezifische Checkliste der Landesverbände der Pflegekassen zu beachten. Das Sozialgesetzbuch gilt zwar bundesweit. Die einzelnen Bundesländer können jedoch zusätzlich spezifische Anforderungen und Richtlinien festlegen. Außerdem sollten Sie genügend Zeit für das umfangreiche und komplexe Prüfverfahren einplanen.

Zulassung bei den Krankenkassen nach § 132 a SGB V

Die Krankenkassen übernehmen die Kosten für ärztlich verordnete Maßnahmen der medizinischen Behandlungspflege. Der § 132a SGB V regelt die Versorgung mit häuslicher Krankenpflege. Die Zulassung erfolgt bei den jeweiligen Landesverbänden und unterscheidet sich stark von Bundesland zu Bundesland. In der Regel verlangen die Krankenkassen den Nachweis einer bestimmten Sachausstattung.

Ist es möglich, einen Pflegedienst ohne PDL zu gründen?

Die PDL spielt eine Schlüsselrolle in der Sicherstellung der Pflegequalität, der Einhaltung von Pflegestandards und der fachlichen Führung des Personals. In Deutschland ist die Anstellung einer qualifizierten Pflegedienstleitung für die Zulassung eines ambulanten Pflegedienstes daher nicht möglich. Sie müssen entweder selbst die notwendige Qualifikation erwerben oder eine geeignete Pflegedienstleitung einstellen.

 

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Die Wahl der Rechtsform

Bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes ist die Wahl der passenden Rechtsform ein entscheidender Schritt, der weitreichende Konsequenzen für Haftung, Kapitalbeschaffung und das operative Geschäft hat.

Im Folgenden werden die Rechtsformen GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und GbR hinsichtlich ihrer Vor- und Nachteile gegenübergestellt, um Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu bieten.

 

Rechtsform Vorteile Nachteile
GmbH

- Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt

-  Professionelles Image

- Einfacherer Zugang zu Kapital und Fördermitteln

- Mindestkapital von 25.000 € erforderlich

- Höherer Gründungsaufwand und Kosten

- Umfangreiche Buchführungspflichten

UG (haftungsbeschränkt)

- Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt

- Geringeres Mindestkapital (ab 1 €)

- Kann als „Mini-GmbH“ betrachtet werden

- Verpflichtung, Gewinne zum Aufbau von Stammkapital zu nutzen

- Kann als weniger seriös wahrgenommen werden als GmbH

-Buchführungspflichten wie bei der GmbH

Einzelunternehmen oder GbR

- Einfache und kostengünstige Gründung

- Weniger formelle Anforderungen

- Flexible Gestaltung der Gesellschaftsverhältnisse

- Unbeschränkte, persönliche Haftung der Gesellschafter

- Schwierigerer Zugang zu Kapital

- Keine klare Trennung zwischen Geschäfts- und Privatvermögen

 

Finanzierung

Um einen Pflegedienst zu gründen, sind nicht nur Berufserfahrung und qualifizierte Mitarbeiter:innen erforderlich, sondern auch Geld: für Büroausstattung, Fahrzeuge und Versicherungen. Die Finanzierung kann aus unterschiedlichen Quellen erfolgen.

 

Grundsätzlich gilt aber: je mehr Eigenkapital, desto besser. In der Regel halten Banken einen Fremdkapitalanteil von ⅔ noch für zulässig. Rund ⅓ der benötigten Summe sollten Gründer:innen demnach selbst aufbringen können.

Kapitalbedarf

Etwa jedes zweite Unternehmen im Sozial- und Gesundheitswesen scheitert in den ersten fünf Jahren nach der Gründung (ifm-bonn.org). Zu den häufigsten Gründen zählen zu wenig Eigenkapital, eine mangelhafte Finanzplanung sowie Überforderung. Ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Pflegedienstgründung ist daher eine solide Finanzplanung – angefangen bei der finanziellen Ausgangssituation hin zur realistischen Einschätzung des Kapitalbedarfs.

 

Die folgende Tabelle dient als Anhaltspunkt für die zu erwartenden einmaligen und laufende Kosten. All diese Kosten sind Richtwerte. Die tatsächlichen Kosten variieren je nach Region, Größe und Ausrichtung des Pflegedienstes.

 

Kostenpunkt Ungefähre Zeitspanne Kostenart
Personalkosten 2.500 - 4.500 € pro Monat und Vollzeitkraft fortlaufend
Steuern variabel, abhängig vom Gewinn fortlaufend
EDV-Kosten 1.000 - 3.000 € initial; 100 – 500 € monatlich einmalig & fortlaufend
Werbekosten u. Mitarbeitergewinnung 500 - 2.000 € monatlich fortlaufend
Versicherungen 100 – 500 € monatlich fortlaufend
Fachliche Weiterbildungen 300 – 1.000 € pro Kurs und Mitarbeiter:innen fortlaufend
Kosten Gründungsprozess 2.000 – 5.000 € einmalig einmalig
Rücklagen 10.000 – 30.000 € einmalig; variabel einmalig & fortlaufend
Miete 500 – 3.000 € monatlich fortlaufend
Fuhrpark 10.000 – 30.000 € initial; variabel für Instandhaltung einmalig & fortlaufend
Software 500 – 2.500 € initial; 20 – 500 € monatlich einmalig & fortlaufend
Büromaterial und Ausstattung 500 – 2.000 € initial; 50 – 200 € monatlich einmalig & fortlaufend
Kommunikationskosten 50 – 200 € monatlich fortlaufend
Reinigung 100 – 400 € monatlich fortlaufend
Instandhaltung und Reparaturen 100 – 500 € monatlich fortlaufend
Beratungskosten 1.000 – 5.000 € initial; je nach Bedarf einmalig & fortlaufend
Zertifizierungen 500 – 3.000 € initial; alle paar Jahre erneuern einmalig & fortlaufend
Mitgliedsbeiträge (Berufsverbände, Kammern) 50 – 300 € jährlich fortlaufend
Gebühren für behördliche Genehmigungen 100 – 1.000 € einmalig einmalig

 

Weiterhin ist es sinnvoll, Reserven einzuplanen, um Kosten wie Fahrzeugschäden oder Personalausfall abzufedern und den Betrieb aufrechtzuerhalten. Bedenken Sie auch, dass es bis zur ersten bezahlten Rechnung einige Zeit dauern kann. Kosten für Fahrzeuge und Personal sind aber bereits angefallen. Es empfiehlt sich, einen Puffer von ca. dem Dreifachen der monatlichen Fixkosten einzuplanen.

Finanzierungsmöglichkeiten

Den allerwenigsten Gründer:innen ist es möglich, ihren Pflegedienst ohne Fremdkapital zu gründen. Sie sind auf Kreditgeber:innen angewiesen, dir ihr Geld durch Sicherheit absichern wollen. Zu den bankübliche Sicherheiten gehören, neben der Bürgschaft und der Grundschuld auch die Sicherungsübereignung. Dabei übereignen Sie Wertgegenstände – etwa Ihre Firmenfahrzeuge – als Sicherheit an die Bank. Die Bank ist Eigentümerin. Gleichzeitig dürfen Sie diese aber für Ihren Geschäftsbetrieb nutzen. Mit der letzten Rate werden Sie Eigentümer:in der Fahrzeuge.

 

Auch bei der Wahl des Kredits gibt es verschiedene Modelle:

  • Kontokorrentkredit (Überziehungskredit)
  • Ratendarlehen (gleichbleibende Raten)
  • Gesamtfällige Darlehen (gleichbleibende Raten)
  • Annuitätendarlehen (zu Beginn hohe Zinszahlungen, Tilgungsanteil steigt mit der Zeit)

 

Neben einem Businessplan, der erkennen lässt, dass das Gründungsvorhaben auf soliden Füßen steht, empfiehlt es, das Bankgespräch gut vorzubereiten. Informieren Sie sich vorab über die verschiedenen Finanzierungsoptionen und Fördermöglichkeiten. Erkundigen Sie sich, welche Unterlagen Sie für Gespräch benötigen (Schufa-Auskunft, Nachweis über vorhandenes Eigenkapitel …) und bringen Sie diese mit. Überlegen Sie sich vorher, welche Probleme die Bank sehen könnte und wie Sie darauf reagieren könnten.

 

Ganz wichtig: Treten Sie nicht als Bittsteller auf, sondern als Verhandlungspartner:in auf Augenhöhe. Nur wenn Sie selbst von Ihrem Vorhaben überzeugt sind, können Sie auch den zuständigen Bankmitarbeitenden überzeugen.

Förderung

Neben den klassischen Bankdarlehen hat der Gesetzgeber mehrere Möglichkeiten geschaffen, Gründer:innen zu unterstützen.

ERP-Gründerkredit – StartGeld

Mit dem ERP-Gründerkredit ( StartGeld) erhalten gründende Personen bis zu 125.000 € Kredit für die Gründung und den Betrieb eines Unternehmens. Der Vorteil: Die KfW übernimmt 80 % des Kreditrisikos und ermöglicht so auch kleinen Unternehmen einen einfachen Kreditzugang.

Mein Mikrokredit

Mein Mikrokredit ist ein Angebot des Mikrokreditfonds Deutschland. Mein Mikrokredit richtet sich an kleine Unternehmen, die über Banken keine Kredite erhalten. Zielgruppe sind insbesondere Frauen und Menschen mit Migrationshintergrund. Das maximale Kreditvolumen beträgt 25.000 €.

Gründungszuschuss durch die Agentur für Arbeit

Wenn Sie zum Zeitpunkt der Gründung Arbeitslosengeld beziehen und einen Restanspruch von mindestens 150 Tagen haben, können Sie bei der Bundesagentur für Arbeit einen Antrag auf Gründungszuschuss stellen. Hierzu muss eine fachkundige Stelle Ihrer Geschäftsidee einen „langfristigen Erfolg“ bescheinigen.

 

In Phase 1 erhalten Sie dann für 6 Monate Ihr zuletzt bezogenes Arbeitslosengeld plus 300 € Zuschuss zur sozialen Absicherung. Den Zuschuss von 300 € können Sie in einer zweiten Phase für weitere 9 Monate erhalten.

BAFA-Förderung

Das Bafa-Förderprogramm unterstützt kleine und mittelere Unternehmen. Das Programm bietet je nach Bundesland bis zu 100 % Zuschuss für professionelle Beratungsleistungen.

Wohngeld

Ist Ihr Gewinn in der Anfangszeit noch niedrig, haben Sie als Selbständige:r Anspruch auf Wohngeld. Die Höhe des Wohngeldes richtet sich nach der Größe Ihres Haushaltes, der Miete und dem monatlichen Gesamteinkommen.

Werbung zur Personal- und Kundengewinnung

Bekanntheit aufbauen, ein gutes Image aufbauen und eine attraktive Arbeitgebermarke (Employer Brand) aufbauen – ein Pflegedienst kann nur dann am Markt bestehen, wenn er die Bedürfnisse von Patient:innen, Angehörigen und zukünftigen Mitarbeiter:innen versteht und sich selbst und seine Leistungen verkauft.

 

Die gute Nachricht: Viele Werbemaßnahmen für ambulanten Pflegedienste lassen sich auch mit wenig Budget und Know-how umsetzen. In unserem Blogbeitrag „Werbung für ambulante Pflegedienste: ein umfassender Guide für Einsteiger“ zeigen wir Ihnen die wichtigsten Maßnahmen.

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Personalgewinnung

Die Personalplanung eines ambulanten Pflegedienstes ist nicht nur Teil des Businessplans, sondern auch gesetzlich fest verankert. Für die Abrechnung mit den Pflegekassen ist es u. a.  grundsätzlich erforderlich, dass Sie mindestens drei Vollzeitkräfte und eine Pflegedienstleitung zu beschäftigen. (Dies ist nur ein Richtwert. Die Anforderungen variieren je nach Bundesland).

 

Es ergibt also Sinn, sich schon frühzeitig damit zu beschäftigen, Pflegekräfte zu finden. Im Zuge des Fachkräftemangels in der Pflege ist die Personalgewinnung einer der größten Hürden bei der Gründung.

 

Daher empfiehlt es sich, frühzeitig auf die Suche zu gehen und die nötigen Ressourcen einzuplanen. Sollten Sie selbst als Pflegekraft gearbeitet haben, wissen Sie aus erster Hand, was Pflegekräfte wollen und warum sie kündigen. Es gilt daher, glaubhaft zu vermitteln, dass die Arbeitsbedingungen bei Ihnen besser sind. Es gilt, eine attraktive Employer Brand aufzubauen.

 

Nicht einfach, wenn Sie gerade erst in der Gründung stecken. Eine erste Maßnahme kann daher darin bestehen, ehemalige Teammitglieder zu kontaktieren. Um neuen Mitarbeiter:innen von Ihnen zu überzeugen, kann es hilfreich sein, bereits den Gründungsprozess auf Social Media zu teilen und so Einblicke in Ihre (Unternehmens-) Persönlichkeit zu geben.

Tipp: Gerade in der Gründungsphase sind die Mittel knapp. Mit unserem kostenlosen Unternehmensprofil ermöglichen wir Ihnen, Ihre Bekanntheit zu steigern und unbegrenzt Stellenanzeigen zu veröffentlichen.

Kundengewinnung

Die Zahl Pflegebedürftiger steigt rasant. Für die allermeisten ambulanten Pflegedienste ist die Kundengewinnung daher weniger ein Problem. Dennoch ist die Akquise kein Selbstläufer. Dank der online verfügbaren Informationen sind Kund:innen aufgeklärter und kritischer geworden. Meist ist es so, dass das Interesse am Thema Pflege gering ist. Sie Suche startet erst, wenn der Pflegebedarf akut ist. Oftmals ist es dann so, dass nicht die eigentliche Kundschaft auf die Suche geht, sondern Angehörige oder Multiplikatoren wie Krankenhäuser und Ärzte.

 

Zu den wirkungsvollsten Maßnahmen zählen:

  • Guter Kontakt zu Multiplikatoren: Bei ihnen punkten Sie mit einem reibungslosen und zuverlässigen Übernahmeprozess.

  • Einprägsames Corporate Design: Ein eingängiges Design hilft Ihnen, eine Präsenz aufzubauen und bei Entscheider:innen im Hinterkopf zu sein.

  • Professionelle Webseite: Vor der Entscheidung für einen Pflegedienst schauen sich die meisten die Webseite an. Legen Sie daher Wert auf eine übersichtliche Struktur, ein ansprechendes Design und relevante Informationen.

  • Rezensionen: Menschen vertrauen auf die Erfahrungen anderer. Rezensionen, die Sie auf Google Maps oder auf Ihrem kostenlosen Care Rockets Unternehmensprofil sammeln, sind daher essenziell.

Fuhrpark, Räumlichkeiten und Inventar

Die Organisation eines Fuhrparks, die Auswahl von Geschäftsräumen und die Bereitstellung von Hilfsmittel sind entscheidende Aspekte beim Aufbau eines Pflegedienstes.

Fuhrpark

Fuhrpark

Ein wichtiges Kapitel bei der Gründung eines ambulanten Pflegedienstes ist die Organisation des firmeneigenen Fuhrparks. Denn die Firmenfahrzeuge sind nicht nur Werbefläche und Aushängeschild Ihrer Firma, sondern – angefangen vom Kraftstoff hin zu Versicherungen – zugleich einer der größten Kostenfaktoren.

 

Als Arbeitgeber:in sind Sie zudem verantwortlich, Ihrem Team sichere und technisch einwandfreie Fahrzeuge bereitzustellen. Neben der Wahl des Fahrzeugtyps steht auch die Frage nach der Finanzierung an. Die Frage, ob Kauf oder Leasing lässt sich nicht pauschal beantworten. Gerade bei kleineren Pflegediensten geht die Tendenz aber zu Leasingfahrzeugen.

 

Vor- und Nachteile des Leasings gegenüber dem Kauf

 

Vorteile Leasing Nachteile Leasing
Die Kosten verteilen sich über die gesamte Dauer der Nutzung In der Regel keine vorzeitige Möglichkeit zur Kündigung
Die Leasingraten sind als Betriebsausgaben voll absetzbar Fuhrpark im Besitz des Leasingsunternehmens; nur Nutzungsrechte
Planungssicherheit, da die Höhe der Leasingraten über die Vertragslaufzeit feststehen Fristlose Kündigung und Schadensersatzforderung bei Zahlungsrückstand
Neuwagen, der zurückgegeben wird, bevor für Gebrauchtwagen typische Reparaturen anfallen ggf. hohe Nachzahlung, wenn Kilometerstand oder niedrigem Restwert
späterer Aufwand mit Verkauf oder Entsorgung entfällt ggf. Reparaturzahlungen bei Rückgabe

 

Haben Sie auch die Besonderheiten des Gewerberaummietrechts im Blick. Anders als im privaten Mietrecht gibt es keine Vorschriften zum Schutz vor Kündigungen oder Räumung. Ebenso können alle Nebenkosten auf Sie als Mietpartei umgelegt werden.

Geschäftsräume

Auch wenn Sie die zu Pflegenden zu Hause versorgen, benötigen Sie für Ihren ambulanten Pflegedienst Geschäftsräume. Hier finden nicht nur Büroarbeiten statt, sondern auch Besprechungen und die Pausen Ihrer Teams. Genauere Vorgaben hierzu finden Sie auch in den Versorgungsverträgen.

 

Generelle Kriterien, die Sie bei der Suche nach Geschäftsräumen berücksichtigen sollten, sind:

  • eine zentrale Lage in Ihrem Einzugsgebiet
  • sind die Räume für die vorgesehene Nutzung geeignet (im Zweifel Auskunft beim zuständigen Bauordnungsamt einholen)
  • barrierefreier Zugang
  • Parkplatzsituation bzw. Stellplatzablöse
  • ausreichende Größe und Raumaufteilung

 

Haben Sie auch die Besonderheiten des Gewerberaummietrechts im Blick. Anders als im privaten Mietrecht gibt es keine Vorschriften zum Schutz vor Kündigungen oder Räumung. Ebenso können alle Nebenkosten auf Sie als Mietpartei umgelegt werden.

Hilfsmittel

Die Versorgungsverträge geben genau vor, welche Pflegehilfsmittel immer vorzuhalten sind. Hierzu gehören sowohl Pinzetten, Scheren, Handschuhe, Verbandsmaterialien und Desinfektionsmittel als auch Blutzucker- und Blutdruckmessgeräte, Kathetersets und Kochsalzlösungen.

 

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Versicherungen

Denken Sie bei Gründung Ihres Pflegedienstes unbedingt daran, sich umfassend abzusichern. Denn als Existenzgründer:in sind Sie im Schadenfall hohen Risiken ausgesetzt. Sei es, weil eines Ihrer Firmenfahrzeuge in einen Unfall verwickelt ist, Ihre Geschäftsräume überschwemmt werden, Patient:innen durch Fehler zu Schaden kommen oder auch zur Absicherung Ihrer Familie.

Neben der Berufshaftpflichtversicherung, welche für die Zulassung bei den Pflegekassen

verpflichtend ist, können weitere Versicherungen Sinn ergeben:

  • Rentenversicherung: Jede:r Selbstständige muss sich um die Absicherung im Alter selbst kümmern. In der Regel sind Sie als Inhaber:in eines Pflegedienstes in der gesetzlichen Rentenversicherung nicht versicherungspflichtig. Als Alternative zur Alterssicherung kommen Anlagen in Immobilien, ETF oder eine private Rentenversicherung infrage.

  • Risikolebensversicherung: Die Versicherung sorgt– insbesondere wenn Sie Hauptverdiener sind –  dafür, dass die Hinterbliebenen im Todesfall versorgt sind.

  • Betriebsunterbrechungsversicherung: Diese Versicherung deckt die fortlaufenden Kosten ab, die dadurch entstehen, dass der Betrieb nicht wie gewohnt laufen kann (z. B. nach einem Einbruch oder Feuer).

  • Krankenversicherung: Sie haben als Gründer die Wahl zwischen der privaten und gesetzlichen Krankenversicherung. Ein Wechsel in die private Krankenversicherung sollte allerdings gut überlegt sein. (--> finanztip.de).

  • Berufsunfähigkeitsversicherung: Etwa jeder vierte Deutsche wird vor dem regulären Renteneintritt berufsunfähig. Eine Absicherung der Berufsunfähigkeit ist daher in der Regel sinnvoll.

  • Firmenrechtsschutz: Ein drohender Führerscheinverlust oder ein vermeintlicher Diebstahl beim Patienten – eine Rechtsschutzversicherung trägt in solchen Fällen Anwalts- und Prozesskosten.

  • Gewerbliche Kfz-Versicherung: Diese Versicherung ist für Firmenwagen gesetzlich vorgeschrieben und deckt Schäden, die Sie an anderen Fahrzeugen zufügen, ab. Mit einer Teilkaskoversicherung sind Schäden an Ihrem Firmenwagen abgedeckt.

Steuern

Als Inhaber:in eines Pflegedienstes sind Sie verpflichtet, eine ordnungsgemäße, vollständige und richtige Steuererklärung samt Bilanz oder Gewinn-und-Verlust-Rechnung abzugeben. Geben Sie keine Steuererklärung ab, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag oder ein Zwangsgeld festlegen.

 

In den allermeisten Fällen – Deutschland hat eines der weltweit kompliziertesten Steuersysteme – ergibt es Sinn, eine Steuerkanzlei zu beauftragen. Die Gebühren richten sich nach der Steuerberatergebührenverordnung. Grundlage sind u. a. der Gegenstandswert und die Summe der positiven Einkünfte.

 

Tipp: Bei der Suche nach einem Steuerberater hilft Ihnen der Suchservice des Deutschen Steuerverbandes.

 

Gut zu wissen ist, dass Einrichtungen der ambulanten Pflege in vielen Fällen von der Gewerbe- und Umsatzsteuer befreit sind. Für die Befreiung von der Gewerbesteuer gilt, dass die Pflegekosten zu einem Mindestanteil von 40 Prozent von dem Sozialversicherungsträger übernommen werden. Hier gilt es sich, genauesten zu informieren und mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin abzusprechen, um keine bösen Überraschungen zu erleben.

Fünf praktische Tipps für die Gründung eines Pflegedienstes

Hier noch einige Tipps und Strategien, mit denen Sie Ihr Gründungsvorhaben erfolgreich umgesetzt können.

Tipp 1: Warum ein solider Businessplan entscheidend ist

Ein gut durchdachter Businessplan ist unerlässlich für die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes, besonders angesichts der wirtschaftlichen Herausforderungen in der Pflegebranche. Er ist nicht nur für Banken wichtig, sondern vor allem für Ihre eigene Planung und Strategie. Denn ein solider Plan ermöglicht es Ihnen, die Tragfähigkeit Ihrer Geschäftsidee realistisch zu bewerten und potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.

Tipp 3: Starken Branchenverband suchen

Die Mitgliedschaft in einem Pflegeverband kann für die Gründung Ihres ambulanten Pflegedienstes von großem Nutzen sein. In einigen Regionen ist die Mitgliedschaft sogar verpflichtend. Pflegeverbände bieten Ihren Mitgliedern zahlreiche Vorteile: Sie vertreten gemeinsame Interessen, verleihen ihren Mitgliedern eine stärkere Stimme, bieten Zugang zu Fort- und Weiterbildungen, ermöglichen Rabatte und fördern den Austausch von Erfahrungen unter Mitgliedern.

 

Einen Überblick über die verschiedenen Verbände und ihre Mitgliederzahlen zu finden, Sie auf Pflegemarkt.com

 

Bei der Auswahl des richtigen Branchenverbands sollten Sie folgende Punkte beachten:

  1. Regionale Relevanz: Prüfen Sie, ob der Verband in Ihrer Region aktiv und anerkannt ist.

  2. Spezialisierung: Einige Verbände sind auf bestimmte Pflegebereiche spezialisiert. Wählen Sie einen Verband, der zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

  3. Netzwerk: Ein gut vernetzter Verband kann Ihnen helfen, wichtige Kontakte in der Branche zu knüpfen.

  4. Fortbildungen: Achten Sie darauf, ob der Verband regelmäßige Fort- und Weiterbildungen anbietet, die für Ihre Fachkompetenz und die Ihrer Mitarbeiter:innen relevant sind.

  5. Image: Suchen Sie nach Bewertungen oder Feedback von aktuellen Mitgliedern, um ein Gefühl für die Zufriedenheit und den Nutzen der Mitgliedschaft zu bekommen.

Tipp 4: Familie mit ins Boot holen

Für die Gründung unabdingbar ist der Rückhalt der eigenen Familie. Als Unternehmer:in tragen Sie deutlich höhere Risiken als Angestellte. Feste Urlaubstage, Lohnfortzahlung bei Krankheit und ein regelmäßiges Einkommen fallen weg.

 

Hinzu kommt, dass gerade die Anfangsphase einer Gründung mit einer hohen Arbeitslast einhergeht und auch später wird es immer mal wieder Phasen geben, in denen Sie mehr arbeiten müssen. Daher gilt, vorab mit dem Partner oder der Partnerin zu sprechen und sich für schwierige Zeiten ein soziales Netz aufzubauen.

pflegekraefte-personalgewinnung

Tipp 5: Frühzeitig als attraktiver Arbeitgeber sichtbar werden

Die Suche nach qualifizierten Personal insbesondere ist ein kritischer Schritt bei Ihrem Gründungsvorhaben. Dies gilt besonders, wenn Sie selbst keine Qualifikation zur PDL haben. Eine PDL ist schwer zu finden, aber ohne sie kann der Pflegedienst nicht starten. Beginnen Sie daher frühzeitig mit der Suche bzw. damit als Arbeitgeber sichtbar zu werden (Stichwort: Employer Branding).

 

Eine effektive Möglichkeit, Ihr Unternehmen zu präsentieren und Mitarbeiter:innen zu gewinnen, bietet Care Rockets. Mit einem kostenlosen Unternehmensprofil auf Care Rockets können Sie Ihr Unternehmen in der Arbeitgebersuche präsentieren, Einblicke durch Fotos und Videos geben, Ihre Benefits hervorheben und unbegrenzt Stellenanzeigen erstellen. 

Der 1-Klick-Mechanismus ermöglicht es interessierten Pflegekräften, sich unkompliziert bei Ihnen zu bewerben. Zusätzlich erhalten Sie monatlich fünf kostenlose Direktnachrichten, um proaktiv personalisierte Anfragen an Ihre Wunschkandidat:innen zu senden.

 

Pflegedienst gründen: Erfahrungen aus der Praxis

Eines der wichtigsten Geheimnisse des Erfolgs liegt darin, von denen zu lernen, die diesen Weg bereits erfolgreich beschritten haben. Der Austausch mit Branchenkolleg:innen ermöglicht Ihnen nicht nur wertvolle Lerneffekte, sondern auch, ein starkes Netzwerk aufzubauen.

 

Jemand, der bereits eine erfolgreiche Pflegedienstgründung hinter sich hat, ist Christian Hübner. Ihr Pflegedienst hat es sich zur Aufgabe gemacht, seiner Kundschaft in Ortenau und Umgebung ein möglichst langes, selbst bestimmtes Leben in ihrem eigenen zu Hause zu ermöglichen.

Im Care Rockets Podcast verrät er, wie er seinen Pflegedienst gegründet hat und welche Hindernisse er dabei überwinden musste.

 

 

Alternativ: Einen Pflegedienst kaufen

Als Alternative zur Gründung eines eigenen Pflegedienstes bietet sich die Möglichkeit, einen bestehenden Pflegedienst zu kaufen oder als Teilhaber:in einzusteigen.

Vor- und Nachteile beim Kauf eines Pflegedienstes

Ein Vorteil dieser Option ist, dass Sie geringere Anlaufschwierigkeiten haben, da Strukturen, ein Patientenstamm sowie ausgebildetes Personal bereits vorhanden sind. Auch der Goodwill, also der Ruf und das Vertrauen, das der Pflegedienst im Laufe der Zeit aufgebaut hat, ist ein wichtiger, wenngleich schwer fassbarer Vorteil.

 

Jedoch gibt es auch einige Herausforderungen und Nachteile, die berücksichtigt werden müssen. Dazu gehört die Notwendigkeit, die Zustimmung der bestehenden Patient:innen für den Wechsel der Führung oder Eigentumsverhältnisse einzuholen. Auch die Übernahme von Mitarbeitenden und deren Integration in die eigene Arbeitsweise kann schwierig sein. Weiterhin sollten Sie rechtliche Aspekte wie Konkurrenzschutzklauseln und die Übernahme von Mietverträgen genau prüfen.

 

Ambulanten Pflegedienst kaufen – mit diesen Preisen können Sie rechnen

Auf dieser Webseite des Bundesministeriums für Wirtschaft finden Sie eine Börse mit Pflegediensten, deren Inhaber eine Nachfolge suchen: next-change.org

Hier einige Beispiele:

  • für einen Pflegedienst in Berlin (> 20 Beschäftigte), der aus Altersgründen nach einer Nachfolge sucht, wird eine Preisvorstellung von 500.000 bis 2,5 Millionen angegeben.
  • ein seit 30 Jahren etablierter Pflegedienst in Garmisch-Partenkirchen mit 5 Beschäftigten wird zum Preis von 50.000 bis 250.000 Tsd. Euro zu Übernahme angeboten
  • ein Pflegedienst im Rhein-Main-Gebiet mit 300 Beschäftigten inkl. Büroausstattung und Software wird für 12 Millionen Euro angeboten

Fazit

Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes erlaubt es Ihnen, Ihre Vision von qualitativer und empathischer Pflege umzusetzen. Als Arbeitgeber:in in der Pflegebranche können Sie nicht nur das Leben zu Pflegenden positiv beeinflussen, sondern auch Pflegekräften einen wertschätzenden und attraktiven Arbeitsplatz bieten. Der demografische Wandel und der Trend hin zur Pflege in den eigenen vier Wänden verstärkt die Nachfrage nach ambulanter Pflege. 

 

Gleichzeitig können die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen herausfordernd sein. Ein ausführlicher und gut durchdachter Businessplan ist daher unverzichtbar, um am Markt Fuß zu fassen. Eine weitere Herausforderung ist es, Pflegepersonal zu finden. In einem Arbeitsmarkt, der nahezu leer gefegt ist – es gerade als eher unbekanntes Unternehmen mit geringem Recruiting-Budget – schwer qualifiziertes Personal zu finden.

 

Mit unserem Care Rockets Unternehmensprofil können Sie mit Text, Fotos und Videos Einblicke in Ihr Unternehmen geben, Ihre Benefits präsentieren und unbegrenzt Stellenanzeigen veröffentlichen. Interessierte Pflegekräfte, die über unsere Arbeitgebersuche nach einem neuen Job in der Pflege suchen, können sich unkompliziert über den 1-Klick-Mechanismus bei Ihrem Unternehmen bewerben.

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