Personalbemessung in der Pflege (PeBeM): Das wichtigste zusammengefasst

Was beinhaltet das Personalbemessungsverfahren?

Das neue Personalbemessungsverfahren (§ 113 c SGB XI) legt fest, wie viel Personal mit welcher Qualifikationen stationäre Pflegeeinrichtungen einstellen müssen. Basis hierfür ist eine vom Bremer Professor Dr. Heinz Rothgang und seinem Team durchgeführten Studie.

Neu ist, dass sich die Vorgabe zur Ermittlung des Bedarfs – anders als bei der 1993 festgelegten Fachkraftquote – an der Anzahl der Pflegebedürftigen als auch deren Pflegegrad orientiert. Oder anders ausgedrückt: Das PeBeM sortiert praktische Pflegesituationen mit bestimmten Anforderungen an fachlicher Begleitung, bestimmten Qualifikationsniveaus zu. Einrichtungen mit höherem Pflegegradmix benötigen folglich mehr Pflegefachkräfte.

Der Personalbedarf, welcher für jede Einrichtung individuell gilt, wird auf Basis des sogenannten Case-Mix errechnet.

Hierbei sind insgesamt acht Qualifikationsstufen vorgesehen:

• Pflegewissenschaftlicher (QN 8)
• Pflegedienstleitung (QN 7)
• Wohnbereichsleitung (QN 6)
• Pflegefachkraft mit Zusatzqualifikation, z. B. Palliativpflege (QN 5)

• Pflegefachkräfte mit dreijähriger Ausbildung (QN 4)

• Assistenzkräfte mit 1-2-jähriger Ausbildung (QN 3)

• Pflegehilfskräfte mit 2–6-monatigen Basiskurs (QN 2)

• Servicekräfte ohne Ausbildung (QN 1)

Die neuen Regelungen zur Personalbemessung nach § 113 c SGB XI sehen vor, dass Pflegeleistungen künftig gestaffelt nach diesen Qualifikationsstufen erbracht werden.

Das heißt in der Praxis, dass die examinierten Pflegekräfte (Pflegefachkräfte) nur noch Aufgaben übernehmen, für die eine Fachkraft erforderlich ist (Vorbehaltsaufgaben). 

Dies führt zu einer effektiven Absenkung der Fachkraftquote und einer Anhebung der Hilfskraftquote. Im Zuge der PeBeM wird auch häufig über den Qualifikationsmix 40/30/30 gesprochen.

Das bedeutet, dass sich die Personalzusammensetzung rechnerisch in etwa 40 Prozent Pflegefachkräfte (QN 4), ca. 30 Prozent Assistenzkräfte (QN 3) und ca. 30 Prozent Hilfskräfte (QN1 und QN 2) aufgeteilt.

Die Rothgang-Studie kommt zudem zu der Erkenntnis, dass neben den zusätzlichen Pflegekräften zusätzlich in die Personal- und Organisationsentwicklung investiert werden muss, da sowohl Fach- als auch Assistenzkräfte ihre neuen Rollen annehmen müssen.

Bis wann müssen Einrichtungen die Personalbemessung umsetzen?

Die Vorgaben zur Personalbemessung trat am 1. Juli 2023 in Kraft. Für die Umsetzung gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2025. Die schrittweise Einführung soll Einrichtungen Zeit verschaffen, Pflegekräfte zu gewinnen und zu halten sowie die notwendigen Strukturen zu schaffen.

Wer allerdings in Vergütungsverhandlungen mit der Pflegekasse treten möchte, muss bereits seine Personalbemessung darlegen.

Welche Einrichtungen betrifft das Personalbemessungsverfahren?

Die neue Personalbemessung in der Pflege betrifft stationäre Einrichtungen der Langzeitpflege. Besonders die Altenpflege, die den Großteil der stationären Einrichtungen ausmacht, ist hiervon betroffen.

Teilstationärer Bereich

Die Rothgang-Studie hat für den teilstationären Bereich ebenfalls einen personellen Mehrbedarf ermittelt. Allerdings lässt sich das Personalbemessungsverfahren nicht ohne Weiteres auf die teilstationäre Pflege übertragen. Grund hierfür ist der geringere Anteil an Fachkraftaufgaben, das dynamische Leistungsgeschehen sowie Schnittstellen mit der ambulanten Pflege und dem betreuten Wohnen. 

Daher wurde die Einführung einer einheitlichen Personalbemessung für die teilstationäre Pflege vorerst zurückgestellt.

Ambulante Pflege

Für die ambulante Pflege ist die Studie zu dem Schluss gekommen, dass eine Personalbemessung, welche sich am Bedarf der Pflegebedürftigen ausrichtet, in dieser Form nicht möglich ist. Grund hierfür ist, dass sich Art und Ausmaß der Hilfen danach richten, was Pflegebedürftige und ihren Angehörigen als relevant erachten und dies nicht objektiv bewertet werden kann.

Die Roadmap des Bundesgesundheitsministeriums sieht allerdings vor, zu prüfen, wie Pflegekräfte in der ambulanten Pflege entlastet werden können (z. B. durch Abbau von Bürokratie).

Krankenhäuser

Auch in Krankenhäuser soll eine Personalbemessung (PPR 2.0) eingeführt werden. Diese in eine Weiterentwicklung der Pflegepersonalregelung von 1993. Die PPR 2.0 verpflichtet nun Einrichtungen gesetzlich dazu, ihre Patienten in definierten Aufwandsgruppen einzustufen. Diese Neuerung zielt darauf ab, den Pflegeaufwand pro Patient präziser zu beurteilen und das notwendige Personal entsprechend zu beziffern.

Auch hier sieht der Gesetzgeber eine stufenweise Einführung vor. Seit dem 1.1.2023 läuft eine Erprobungsphase in ausgewählten Krankenhäusern, auf deren Grundlagen Vorgaben erstellt werden. Diese sollen im Laufe des Jahres 2024 eingeführt werden. Ab 2025, so der Plan, sollen Krankenhäuser, die die Personalregelung nicht durchführen, sanktioniert werden.

Wie kann die Personalquote ermittelt werden?

Nach der neuen Neuregelung muss jede Einrichtung ihren Personalbedarf individuell ermitteln. Die Grundlage für die Ermittlung des Personalmixes ist die Bewohnerstruktur der Pflegeeinrichtungen nach Pflegegraden.

Nachfolgend finden Sie die Personalanhaltswerte gemäß § 113c SGB XI. Die Werte in der Tabelle zeigen die Vollzeitäquivalente der unterschiedlichen Qualifikationsniveaus je Pflegebedürftigen.

Personalbemessung Berechnung

Beispiel: Personalbemessung Pflege 2023 Berechnung

Um den Personalbedarf zu berechnen, gilt es, die Anzahl der Bewohner des jeweiligen Pflegegrads mit dem entsprechenden Faktor zu multiplizieren. Anschließend summieren Sie die Werte und erhalten so den Bedarf entsprechend der Qualifikationsniveaus.

Der Personalbedarf an Hilfspersonal ohne Ausbildung berechnet sich für die unten in der Tabelle stehende Bewohnerzahl wie folgt:

• Pflegegrad 1: 0 ∗ 0,873= 0
• Pflegegrad 2: 20 ∗ 0,1202= 2,404
• Pflegegrad 3: 28 ∗ 0,1449= 4,057
• Pflegegrad 4: 20 ∗ 0,1627= 3,254
• Pflegegrad 5: 6 ∗ 0,1758= 1,055

Summe an benötigtem Hilfspersonal ohne Ausbildung: 10,77

Die Berechnungen zur PeBeM zeigen: je höher der Pflegegrad, desto höher der Anteil an Fachkraftpersonal. 

Wie ist es zum neuen Personalbemessungsverfahren bekommen?

2016 beschloss der Deutsche Bundestag das Pflegestärkungsgesetz II. Im Zuge dessen wurde auch festgelegt, dass bis zum 30. Juni 2020 ein Verfahren entwickelt werden soll, mit dessen Hilfe ein einheitliches Verfahren zur Personalbemessung in der Pflege entwickelt werden soll.

Der Ausschlag hierzu ging, nach einer europaweiten Ausschreibung, an den Gesundheitsökonom Heinz Rothgang von der Universität Bremen. Die Vorgaben zur Personalbemessung nach Rothgang traten am 1. Juli 2023 in Kraft. Für die Umsetzung gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2025.

Mit der Rothgang-Studie erfolgte erstmalig eine fundierten wissenschaftlichen Studie. Denn die bisherige Fachkraftquote ist lediglich eine Zahl, die mehr oder weniger aus der Luft gegriffen wurde.

Wie haben die Wissenschaftler der Universität Bremen das Verfahren entwickelt?

Um den Personalbedarf zu ermitteln, besuchten Professor Rothgang und sein Team 62 Einrichtungen und schauten sich den Arbeitsalltag von Pflegekräften jeweils eine Woche lang an. Dabei beschatteten sie 1979 Schichten und schauten sich 130.656 Interventionen an, welche sie anhand eines Kriterienkataloges bewerteten.

Anhand der gewonnenen Daten ermittelten Sie einen Algorithmus, der abhängig vom Bedarf der Pflegebedürftigen, angibt, wie viele Pflegekräfte welcher Qualifikation eine Einrichtung benötigt.

Den Abschlussbericht zur Studie finden Sie hier.

Was sind die wesentlichen Erkenntnisse der Rothgang-Studie?

Die wesentlichen Erkenntnisse der Rothgang-Studie sind:

• Interventionen, die notwendig sind, konnten (aufgrund von Zeitmangel) nicht erbracht werden
• Anforderungen wurden nicht berücksichtigt und Teilschritte nicht erbracht (z. B. Hände desinfizieren, Wassertemperatur prüfen, Vorbereitung der Arbeitsfläche)

Je schlechter der Personalschlüssel der Einrichtung, desto häufiger war dies der Fall.

Die Ergebnisse zeigen, dass es einen erheblichen Personalmehrbedarf gibt, welcher sich im Besonderen bei der Durchführung von hygienischen Schutzmaßnahmen zeigt. Der Personalmehrbedarf besteht vordergründig bei Assistenzkräften mit 1- bis 2-jähriger Ausbildung (+69 %). Der Mehrbedarf an Pflegefachkräften liegt bei 3,5 %.

Was ist das Ziel der Personalbemessung in der Pflege?

Mit der Personalbemessung soll vor dem Hintergrund des demografischen Wandels eine gute und professionelle pflegerische Versorgung gesichert werden (Quelle: Roadmap des Bundesministeriums für Gesundheit).

Mit der hinreichenden Anzahl an Pflegenden, welche sich am qualitativen und quantitativen Bedarf ausrichtet, sollen zudem bessere Arbeitsbedingungen und eine höhere Arbeitszufriedenheit bei den Pflegenden erreicht werden. Die PeBeM 2023 soll außerdem der Berufsflucht von Pflegekräften entgegenwirken und dabei helfen, Mitarbeitende zu gewinnen oder zurückzuholen.

Zudem soll mit der Personalbemessung erstmalig eine einheitliche Bemessungsgrundlage für alle Bundesländer etabliert werden.

Wie soll die Personalbemessung die Pflege verbessern?

Das Ziel, die Qualität der Pflege zu verbessern, soll erreicht werden, indem die „knappen Ressourcen“ effizienter eingesetzt werden. Hintergrund ist der, dass immer mehr examinierte Fachkräfte in der Altenpflege fehlen.

Durch eine optimierte Verteilung der Aufgaben sollen examinierte Pflegekräfte künftig nur noch vorbehaltene Aufgaben nach § 4 Pflegeberufegesetz (PflBG), für welche eine Fachkraft erforderlich ist, übernehmen. Sie sollen den Pflegeprozess vor allem koordinieren und nur in komplexen Situation die Versorgung selbst übernehmen.

Damit dies gelingt, sollen mehr Pflegehilfs- und Assistenzkräfte die Fachkräfte entlasten, indem sie die weniger komplexen Aufgaben der Grundpflege übernehmen.

Ziel ist es, Verantwortungsbereiche abzustecken und eine Kooperationskultur zu etablieren. In den interdisziplinären Teams soll jeder Mitarbeitende seine Kompetenzen im Rahmen seiner Qualifikation erbringen und seine Potenziale entfalten können. Durch die transparente Zuordnung und Organisation von Aufgaben soll sich jeder dem Kern seiner Arbeit widmen und so der Stresspegel für alle gesenkt werden.

Wie soll der erhöhte Bedarf an Pflegekräften gedeckt werden?

Die Roadmap zum Personalabbau in der Pflege sieht wie folgt aus:

Personalausbaustufe ab 1. Januar 2023

Personalausbaustufe ab 1. Juli 2023

Personalausbaustufe ab 1. Januar 2025

Überdies läuft bereits ein 2019 verabschiedetes Stellenprogramm mit 13.000 Stellen für Pflegefachpersonen, welches von den gesetzlichen Krankenkassen getragen wird.

GVWG

Im Rahmen des GVWG (Gesundheitsversorgungs-weiterentwicklungsgesetz) vom 11.07.2021 wurde zudem beschlossen, dass sich – erstmalig seit Einführung der Pflegeversicherung – die Krankenversicherung an den Kosten der Behandlungspflege in Pflegeheimen beteiligen wird.

 In § 37 Absatz 2a heißt es „Die gesetzliche Krankenversicherung beteiligt sich an den Kosten der medizinischen Behandlungspflege in vollstationären Pflegeeinrichtungen mit einem jährlichen Pauschalbetrag in Höhe von 640 Millionen Euro, der an den Ausgleichsfonds der sozialen Pflegeversicherung zu leisten ist.“

Welche Folgen hat die Personalbemessung für die stationäre Pflege?

Unserer Einschätzung nach ist die Einführung der Personalbemessung mit umfangreichen Veränderungen und Herausforderungen für die vollstationäre Pflege verbunden. 

Auch wenn mit der Personalbemessung ein geringerer Bedarf an Pflegefachkräften als mit der Fachkraftquote einhergeht, wird die Mitarbeitergewinnung bei dem vorherrschenden Mangel weiterhin herausfordernd sein. Neben den Fachkräften benötigen Pflegeeinrichtungen nun händeringend Pflegeassistenten mit 1-2-jähriger Qualifikation (QN 3).

Diese waren in Einrichtungen lange Zeit nicht gefragt, da es bislang keinen wesentlichen Unterschied im Einsatzgebiet zu den Ungelernten gab. Um den kommenden Bedarf zu decken, bedarf es künftig nicht nur weitere Assistenzkräfte, sondern auch entsprechende Schulungsangebote.

Weiterhin bedeutet die Einführung des Case Mixes einen erheblichen Eingriff in die bestehenden, über Jahre hinweg etablierten Strukturen. Die Verantwortungs- und Aufgabenbereiche ändern sich enorm und erfordern sowohl von Fach- als auch Hilfskräften ein Umdenken und den Abschied von alten Rollenmustern.

Damit einher geht aber auch eine Aufwertung des Pflegeberufs. Die geplante Akademisierung der Pflege ist hier abgebildet. Es wird sich zeigen, ob das neue Personalbemessungsverfahren dazu beitragen kann, den Pflegeberuf attraktiver zu machen.

Wie können sich Arbeitgeber in der Pflege vorbereiten?

Auch wenn für die Umsetzung bis Ende 2025 Zeit ist, empfehlen wir Ihnen schon jetzt zu handeln. Der erste Schritt ist immer ein Soll/Ist-Abgleich. Wie sieht der aktuelle Personalbestand aus und welcher Mitarbeiterbedarf besteht nach der neuen Berechnungsgrundlage?

Um den immensen Bedarf an Pflegeassistenten zu decken, empfiehlt es sich schon jetzt zu schauen, wen von ihren erfahrenen Pflegehilfskräften (QN 1) mit geringer Qualifikation Sie motivieren können, die Qualifikation zum einjährigen Pflegeassistenten (QN 3) zu durchlaufen.

Je nach Bundesland können Hilfskräfte die Qualifikation auch schneller über eine Prüfung erwerben. Weiterhin können Sie über das Pflegestellen-Förderprogramm des BMG im Rahmen der Personalausbaustufen weiteres Pflegepersonal gewinnen und qualifizieren.

Parallel zu den neuen Rahmenbedingungen ist es wichtig, dass Sie Ihr Recruiting zeitgemäß ausrichten, um die neu geschaffenen Stellen auch besetzen zu können.

Hierzu empfehlen wir Ihnen die folgenden Beiträge:

• 9 Trends im Pflege-Recruiting: Worauf kommt es im Jahr 2023 an?
• So gelingt erfolgreiches Employer Branding in der Pflege
• Social-Media-Marketing für die Pflege: ein umfassender Leitfaden für den Einstieg
• Die Top 3 Erfolgsfaktoren für das Recruiting im Gesundheitswesen
• 7 innovative Strategien zur Mitarbeitergewinnung in der Pflege

Neben der Gewinnung von Pflegepersonal gilt es aber auch, die Pflegefachpersonen auf ihre neuen Aufgaben vorzubereiten, sie zu informieren und dahin gehend zu schulen. Um nicht den Eindruck aufkommen zu lassen, Fachkräfte besäßen eine höhere Wertigkeit, gilt es hier entsprechend sensibel vorzugehen, Gespräche zu suchen und Ängste abzubauen.

Kritische Stimmen: Neue Personalbemessung sorgt für Unsicherheit

Die Pflegekammer Nordrhein-Westfalen äußert Bedenken zur neuen gesetzlichen Regelung der Pflegepersonalbemessung. Die Kammer findet, dass die schnelle Umsetzung der Studienergebnisse in der Praxis für Unsicherheit sorgt. Vor allem in der Langzeitpflege sei das Thema brisant, da viele Pflegefachkräfte bald in Rente gehen werden.

Leah Dörr, Vorstandsmitglied der Kammer, betont, dass Pflege flexibel sein muss und die Studienbedingungen nicht direkt auf den Alltag übertragbar sind. Die Kammer fordert daher eine Überarbeitung der gesetzlichen Regelungen. Dabei sollen Pflegeexpert:innen in den Entscheidungsprozess einbezogen werden. Auch die Pflegesätze sollten neu gestaltet werden.

Für die Übergangszeit plädiert die Kammer für die Beibehaltung der Mindest-Fachpersonalquote von 50 Prozent. Langfristig sollten jedoch flexible Lösungen gefunden werden, die die Qualität der Pflege sicherstellen und Einrichtungen nicht durch starre Personalgrenzen einschränken.

Zusammenfassung: Die wichtigsten zur PeBeM auf einen Blick

• Die Pebem trat am 1. Juli 2023 in Kraft und löste die bisherige Fachkraftquote ab.
• Betroffen sind Einrichtungen der stationären Langzeitpflege.
• Grundlage für die neue Personalbemessung ist die Rothgang-Studie, welche im Ergebnis einen erheblichen Personalmehrbedarf – insbesondere bei Assistenzkräften – feststellte.
• Der Personalbedarf wird künftig für jede Einrichtung individuell gemessen an der Anzahl der Bewohner:innen mit Pflegegrad 1–5 berechnet.
• Es sind drei Qualifikationsstufen vorgesehen (Pflegefachkräfte QN 4) Assistenzkräfte mit 1-2-jähriger Ausbildung (QN 3) und Hilfspersonal (QN 1 und QN 2).
• Effektiv sorgt die PeBeM für eine Absenkung der Fachkraftquote und Anhebung der Hilfskraftquote.
• Ziel ist es, eine professionelle pflegerische Versorgung und bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen.
• Die Einführung geht mit erheblichen Eingriffen in etablierte Strukturen einher.
• Arbeitgebern in der Pflege empfehlen wir einen Soll/Ist-Abgleich Ihres aktuellen Personalbestandes.

Video: Die neue Personalbemessung (PeBeM)

Die neue Personalbemessung in der Pflege war auch Thema in unserem Podcast Mission Pflege. In der Folge sprechen Silvan Schroeren (Care Rockets Gründer und Gesundheits- und Krankenpfleger a.D.) mit Tobias Schmitz (Chief of Growth Officer der Care Rockets) welche Veränderungen die PeBeM für Pflegekräfte und Arbeitgeber mit sich bringt.