PeBeM Pflege 2026: Personalbemessung einfach erklärt

Was umfasst das Personalbemessungsverfahren in der Pflege?

Das neue Personalbemessungsverfahren (§ 113 c SGB XI) legt fest, wie viel Pflege- und Betreuungspersonal vollstationäre Pflegeeinrichtungen abhängig von der Pflegegradstruktur und den Qualifikationen grundsätzlich in ihren Pflegesatzvereinbarungen vereinbaren können.

Basis hierfür ist eine vom Bremer Professor Dr. Heinz Rothgang und seinem Team durchgeführte Studie.

Orientierung am Pflegebedarf (Case-Mix-Prinzip)

Neu ist, dass sich die Vorgabe zur Ermittlung des Bedarfs – anders als bei der 1993 festgelegten Fachkraftquote – an der Anzahl der Pflegebedürftigen als auch an deren Pflegegrad orientiert. Oder anders ausgedrückt: Je höher der Pflegegrad der Bewohner:innen, desto höher die Anforderungen an die Qualifikation des Personals. Einrichtungen mit höherem Pflegegradmix benötigen folglich mehr Pflegefachkräfte.

Der Personalbedarf, welcher für jede Einrichtung individuell gilt, wird auf Basis des sogenannten Case-Mix errechnet.

Acht Qualifikationsniveaus im Überblick

Das Verfahren unterscheidet acht Qualifikationsniveaus (QN 1–8), von Beschäftigten ohne pflegerische Ausbildung bis zur pflegewissenschaftlichen Leitungsebene, nach denen sich der Personalbedarf berechnet.

Für die Berechnung nach § 113c Absatz 1 SGB XI werden diese acht Niveaus jedoch in drei zentrale Personalgruppen zusammengefasst:

• Hilfskraftpersonal ohne mindestens einjährige Pflegeausbildung: Dazu gehören Beschäftigte ohne pflegerische Ausbildung (QN 1) und Beschäftigte mit einem Pflegebasiskurs (QN 2).
• Qualifizierte Hilfs- und Assistenzkräfte: Dazu gehören Beschäftigte mit einer landesrechtlich geregelten Pflegeausbildung von mindestens einem Jahr (QN 3).
• Pflegefachpersonen: Dazu gehören Beschäftigte mit einer dreijährigen Pflegeausbildung (QN 4).

Für die höheren Qualifikationsniveaus QN 5 bis QN 8 nennt § 113c Absatz 1 keine eigenen Personalanhaltswerte.

Neue Rollenverteilung im Pflegealltag

Die neuen Regelungen zur Personalbemessung nach § 113 c SGB XI sehen vor, dass Pflegeleistungen künftig gestaffelt nach diesen Qualifikationsstufen erbracht werden.

Pflegefachpersonen können sich dadurch stärker auf komplexe Pflegesituationen und ihre gesetzlich geschützten Vorbehaltsaufgaben konzentrieren. Dazu gehören zum Beispiel die Erhebung des Pflegebedarfs, die Planung der Pflege und die Überprüfung der Pflegequalität.

Wie verändert sich der Qualifikationsmix?

PeBeM setzt nicht auf eine feste Verteilung des Personals. Der passende Qualifikationsmix wird für jede Einrichtung einzeln berechnet.

Entscheidend sind vor allem:

• die Anzahl der Bewohner,
• ihre Pflegegrade und
• die Qualifikation der Beschäftigten.

Einrichtungen mit vielen Bewohner in hohen Pflegegraden benötigen in der Regel mehr Pflegefachpersonal. Gleichzeitig steigt durch PeBeM besonders der Bedarf an qualifizierten Hilfs- und Assistenzkräften.

Manchmal wird zur Orientierung von einem Personalmix von 40/30/30 gesprochen:

• etwa 40 Prozent Pflegefachpersonen,
• etwa 30 Prozent Assistenzkräfte und
• etwa 30 Prozent Hilfskräfte.

Diese Verteilung ist jedoch nur ein vereinfachtes Beispiel. Sie ist keine gesetzliche Vorgabe und passt nicht automatisch zu jeder Pflegeeinrichtung.

Außerdem ersetzt PeBeM die landesrechtliche Fachkraftquote nicht automatisch. Einrichtungen müssen deshalb weiterhin die Vorgaben ihres Bundeslandes beachten.

Investitionen in Personal- und Organisationsentwicklung

Die Rothgang-Studie betont außerdem: Es reicht nicht aus, zusätzliche Pflegekräfte einzustellen. Auch die Personal- und Organisationsentwicklung muss gestärkt werden, damit Pflegefach- und Assistenzkräfte ihre neuen Rollen einnehmen und ausfüllen können.

Dieses Video erklärt in 3 Minuten das Wichtigste zur Personalbemessung in der Pflege:

Was Einrichtungen 2026 bei der Umsetzung beachten müssen

Seit dem 1. Juli 2023 können vollstationäre Pflegeeinrichtungen mehr Personal vereinbaren. Dafür gelten die Personalanhaltswerte aus § 113c SGB XI.

Die Werte sind jedoch keine feste Mindestbesetzung, die jedes Pflegeheim vollständig erreichen muss. Entscheidend ist, welche Personalausstattung in der Pflegesatzvereinbarung der Einrichtung vereinbart wurde. Auch die Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes spielen weiterhin eine Rolle.

Konsequenzen bei Nichterfüllung

Eine Pflegeeinrichtung muss nicht automatisch so viel Personal einsetzen, wie höchstens möglich ist. Sie muss aber das Personal bereitstellen, das in ihrer Pflegesatzvereinbarung vereinbart wurde.

Auf Verlangen muss die Einrichtung nachweisen, dass dieses Personal tatsächlich vorhanden war und wie vorgesehen eingesetzt wurde.

Übergangsregel bis 31. Dezember 2026

Bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine besondere Übergangsregel. Sie betrifft Stellenanteile, die über die mindestens zu vereinbarende Personalausstattung hinausgehen.

Diese zusätzlichen Stellen können unter bestimmten Voraussetzungen auch mit Beschäftigten besetzt werden, die eine mindestens einjährige medizinische, soziale oder hauswirtschaftliche Ausbildung haben. Sie müssen entsprechend ihrer Qualifikation Aufgaben übernehmen, die das Pflegefachpersonal entlasten.

Das können zum Beispiel administrative oder pflegerische Aufgaben sein. Die Beschäftigten müssen also nicht zwingend eine klassische Pflegeassistenzausbildung auf QN-3-Niveau abgeschlossen haben.

Wurde eine solche Stelle bis Ende 2026 besetzt, kann sie ab dem 1. Januar 2027 zusätzlich zu den vereinbarten Stellenanteilen für qualifizierte Hilfs- und Assistenzkräfte berücksichtigt werden.

Für Einrichtungen entsteht dadurch mehr Zeit, um den benötigten Personal- und Qualifikationsmix aufzubauen (Quelle: § 113c SGB XI, Abs. 3).

BMG-Papier Dezember 2025: mögliche Änderungen

m Dezember 2025 haben Bund und Länder Vorschläge für eine weitere Pflegereform vorgelegt. Ein Thema ist die Personalbemessung in vollstationären Pflegeeinrichtungen.

Geplant sind vor allem einfachere und flexiblere Regeln. Einrichtungen sollen vorhandenes Personal besser einsetzen können. Gleichzeitig sollen Pflegefachkräfte entlastet und unnötige Vorgaben abgebaut werden.

Zu den Vorschlägen gehören:

• mehr Möglichkeiten für den Einsatz berufserfahrener Hilfskräfte,
• weniger doppelte Vorgaben aus Bundes- und Landesrecht,
• eine stärkere Einbindung zusätzlicher Betreuungskräfte
• weniger Bürokratie beim Personaleinsatz und
• eine bessere Unterstützung bei der Personal- und Organisationsentwicklung.

Wichtig: Das BMG-Papier ist kein Gesetz. Es zeigt, in welche Richtung sich die Pflegepolitik entwickeln könnte. Ob und wann die Vorschläge umgesetzt werden, hängt von weiteren gesetzlichen Entscheidungen ab.

Quelle: Fachliche Eckpunkte für eine nachhaltige Struktur- und Finanzierungsreform in der Pflegeversicherung, 11. Dezember 2025

Personalanhaltswerte werden regelmäßig überprüft

PeBeM ist kein statisches System. Das Bundesgesundheitsministerium (BMG) ist gesetzlich verpflichtet, die Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI alle zwei Jahre (erstmals 2025) zu prüfen und bei Bedarf anzupassen. 

Bei der Prüfung werden unter anderem folgende Punkte berücksichtigt:

• die Ergebnisse aus der wissenschaftlichen Begleitung,
• die Berichte des GKV-Spitzenverbands,
• die Situation auf dem Arbeitsmarkt und
• die Zahl der verfügbaren Pflege- und Assistenzkräfte.

Für Einrichtungen bedeutet das: Die heute geltenden Werte können sich in den nächsten Jahren verschieben. Es lohnt sich, die Berichterstattung des GKV-Spitzenverbands im Blick zu behalten (Abschlussbericht § 8 Abs. 3b SGB XI, Universität Bremen / GKV-Spitzenverband, Dezember 2025).

Welche Einrichtungen gilt die Personalbemessung?

Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI gilt für vollstationäre Einrichtungen der Langzeitpflege. Dazu gehören vor allem Pflegeheime und stationäre Altenpflegeeinrichtungen.

Nicht unter diese Regelung fallen:

• Einrichtungen der teilstationären Pflege (z. B. Tagespflege)

• Kurzzeitpflege und

• ambulante Pflegedienste

Für diese Versorgungsbereiche gelten eigene vertragliche und landesrechtliche Vorgaben.

Teilstationäre Pflegeeinrichtungen

Die Rothgang-Studie hat für den teilstationären Bereich (z. B. Tagespflege) ebenfalls einen personellen Mehrbedarf ermittelt. Allerdings lässt sich das PeBeM-Konzept nicht ohne Weiteres auf diesen Bereich übertragen.

Der Grund: In der teilstationären Pflege sind die Fachkraftanteile geringer, der Pflegebedarf zeitlich begrenzt und das Leistungsgeschehen sehr dynamisch. Außerdem gibt es enge Schnittstellen zur ambulanten Pflege und zum betreuten Wohnen, was eine starre Personalvorgabe erschwert.

Deshalb hat der Gesetzgeber die Einführung einer einheitlichen Personalbemessung für den teilstationären Bereich vorerst ausgesetzt. Ob und wann hier ein eigenes Bemessungsmodell eingeführt wird, ist noch offen.

Ambulante Pflege

Für die ambulante Pflege kommt die Rothgang-Studie zu dem Schluss, dass eine Personalbemessung nach dem stationären Modell nicht direkt übertragbar ist. Denn Art und Umfang der Leistungen richten sich stark danach, was Pflegebedürftige und ihre Angehörigen als wichtig erachten und nicht nach standardisierbaren Versorgungsgraden. Eine objektive Berechnung des Personalbedarfs ist dadurch deutlich schwieriger.

Die Roadmap des Bundesgesundheitsministeriums sieht allerdings vor, neue Modelle für die ambulante Personalbemessung zu entwickeln. Aktuell laufen dazu bundesweite Modellprogramme (z. B. EinSTEP), gefördert durch das GVPG. Ziel ist es, bis spätestens Ende 2026 wissenschaftlich fundierte Ansätze zu erproben, die einen besseren Personalmix und eine spürbare Entlastung ermöglichen.

Es betrifft vor allem die Altenpflege. Andere Sektoren – wie Tagespflege oder ambulante Dienste – sind aktuell nicht verpflichtet, das Verfahren anzuwenden.

Personalbemessung in Krankenhäusern: PPR 2.0 gilt seit Juli 2024

PPR 2.0 und PeBeM sind zwei getrennte Regelwerke. Während PeBeM die vollstationäre Langzeitpflege nach § 113c SGB XI regelt, gilt für Krankenhäuser seit dem 1. Juli 2024 die Personalbemessungsverordnung (PPBV) auf Basis der PPR 2.0.Grundlage dafür ist die Pflegepersonalregelung (PPR 2.0). Diese ist eine Weiterentwicklung der Pflegepersonalregelung von 1993.

Die PPR 2.0 verpflichtet Krankenhäuser gesetzlich dazu, ihre Patient:innen täglich zu erfassen. Die Einstufung erfolgt in standardisierte Aufwandsgruppen – je nach Schwere der Pflegebedürftigkeit. Ziel ist es, den tatsächlichen Pflegebedarf transparent zu machen und eine verbindliche Berechnung des notwendigen Pflegepersonals zu ermöglichen.

Stufenweise Einführung der PPR 2.0

• Seit 2024: Alle Kliniken müssen die PPR 2.0 anwenden, dokumentieren und quartalsweise an das InEK (Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus) melden.

• Seit Februar 2025 gelten bereits Vergütungsabschläge für Krankenhäuser, die ihre Erfassungs- und Meldepflichten nach der PPBV nicht erfüllen. Sanktionen wegen eines konkreten Erfüllungsgrads der Soll-Personalbesetzung folgen mit einer weiteren Rechtsverordnung nach § 137k SGB V – dieser Schritt steht noch aus (PPB-Sanktionsvereinbarung, Februar 2025).

Die PPR 2.0 wird dabei als „lernendes System“ verstanden. Das heißt: Die gesammelten Daten dienen dazu, das Modell kontinuierlich zu verbessern – etwa durch Anpassung der Kategorien oder Berücksichtigung neuer Versorgungsbedarfe.

Sind die Personalanhaltswerte verbindliche Mindestwerte?

Nein. Die Personalanhaltswerte in § 113c Absatz 1 SGB XI sind keine bundesweit vorgeschriebene Mindestbesetzung. Sie geben grundsätzlich an, wie viel Pflege- und Betreuungspersonal – abhängig von den Pflegegraden der Bewohner:innen – höchstens in einer Pflegesatzvereinbarung vereinbart werden kann.

Welche Personalausstattung eine Pflegeeinrichtung mindestens vorhalten beziehungsweise vereinbaren muss, richtet sich weiterhin nach dem jeweiligen Landesrahmenvertrag und den landesrechtlichen Vorgaben. Deshalb kann sich die konkrete Umsetzung zwischen den Bundesländern unterscheiden.

Zusätzlich hat das Bundesgesundheitsministerium Zielwerte für eine künftig stärker vereinheitlichte Personalausstattung festgelegt. Diese Zielwerte dienen derzeit vor allem dem Monitoring und sind nicht mit den gesetzlichen Personalanhaltswerten oder einer verbindlichen Mindestbesetzung gleichzusetzen.

Wie wird die Personalquote ermittelt?

Nach der neuen Regelung muss jede Einrichtung ihren Personalbedarf individuell ermitteln. Die Grundlage für die Ermittlung des Personalmixes ist die Pflegegradstruktur der Bewohner:innen.

Je höher der Pflegegrad-Anteil in einer Einrichtung, desto höher fällt der Personalbedarf aus – besonders an Pflegefachkräften.

Die folgende Tabelle zeigt exemplarisch die durchschnittlichen Personalanhaltswerte je Pflegegrad und Qualifikationsstufe gemäß aktueller Gesetzeslage (§ 113c SGB XI).

Für Ihre Einrichtung können Sie den Bedarf direkt mit unserem PeBeM-Rechner ermitteln.

Berechnung der Personalbemessung (Tabelle)

Hinweis: Die derzeit geltenden Personalanhaltswerte basieren auf der wissenschaftlichen Empfehlung von Prof. Rothgang. Ab 2026 prüft der Gesetzgeber, ob diese Werte angehoben oder differenzierter ausgestaltet werden sollen – abhängig von den bis dahin gesammelten Praxiserfahrungen und Modellprojektergebnissen.

Beispiel: Berechnung der Personalbemessung in der Pflege

Der Personalbedarf einer Pflegeeinrichtung wird auf Grundlage der Bewohnerstruktur nach Pflegegraden berechnet. Für jedes Qualifikationsniveau (z. B. Pflegefachkraft, Assistenz, Hilfskraft) gelten festgelegte Personalanhaltswerte, die mit der jeweiligen Anzahl an Bewohner:innen multipliziert werden.

Beispiel: Bedarf an ungelernten Hilfskräften (QN 1 und QN 2)

Die folgende Berechnung zeigt, wie viele Hilfskräfte ohne pflegerische Ausbildung (QN 1 und QN 2) für eine Beispiel-Einrichtung mit 74 Bewohner:innen benötigt werden:Der Personalbedarf an Hilfspersonal ohne Ausbildung berechnet sich für die unten in der Tabelle stehende Bewohnerzahl wie folgt:

• Pflegegrad 1: 0 ∗ 0,872 = 0
• Pflegegrad 2: 20 ∗ 0,1202 = 2,404
• Pflegegrad 3: 28 ∗ 0,1449 = 4,057
• Pflegegrad 4: 20 ∗ 0,1627 = 3,254
• Pflegegrad 5: 6 ∗ 0,1758 = 1,055

→ Benötigt werden 10,77 Vollzeitstellen von Hilfspersonal ohne Ausbildung für diese Bewohnerstruktur.

Wichtig: Dieser Wert ist keine automatisch vorgeschriebene Mindestbesetzung. Er zeigt, welcher Personalumfang für diese Personalgruppe auf Grundlage von § 113c Absatz 1 SGB XI grundsätzlich höchstens vereinbart werden kann.

→ Jetzt Ihren Personalbedarf berechnen – mit dem kostenlosen PeBeM-Rechner

Wie kam es zum neuen Personalbemessungsverfahren?

Der Startschuss für das neue Personalbemessungsverfahren fiel mit dem Pflegestärkungsgesetz II, das der Bundestag im Jahr 2016 verabschiedete. Darin wurde festgelegt, dass bis spätestens 30. Juni 2020 ein wissenschaftlich fundiertes Verfahren entwickelt werden soll, um den Personalbedarf in stationären Pflegeeinrichtungen bedarfsgerecht und einheitlich zu ermitteln.

Der Forschungsauftrag ging nach einer europaweiten Ausschreibung an den Gesundheitsökonom Heinz Rothgang von der Universität Bremen.

Das Ergebnis: die sogenannte Rothgang-Studie, die erstmalig mit echten Versorgungsdaten arbeitet und konkrete Personalanhaltswerte für acht Qualifikationsstufen ableitet. Sie zeigt auch, dass die bis dahin gültige Fachkraftquote von 50 % nicht evidenzbasiert, sondern politisch festgelegt war.

Am 1. Juli 2023 traten die neuen Vorgaben nach § 113c SGB XI in Kraft. Für die Umsetzung galt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2025. Seit dem 1. Januar 2026 ist die Anwendung des Verfahrens verbindlich.

Wie haben die Wissenschaftler der Universität Bremen das Verfahren entwickelt?

Das Forschungsteam um Prof. Dr. Heinz Rothgang von der Universität Bremen entwickelte das Personalbemessungsverfahren auf Basis einer der bislang umfangreichsten empirischen Studien zur Pflegepraxis in Deutschland.

Dazu begleiteten die Wissenschaftler 1979 Pflegeschichten in insgesamt 62 stationären Einrichtungen – jeweils eine Woche lang vor Ort. Dabei analysierten sie mehr als 130.000 Pflegeinterventionen im realen Arbeitsalltag und bewerteten jede einzelne anhand eines festgelegten Kriterienkatalogs (z. B. Aufwand, Fachlichkeitsgrad, Verantwortung). Ziel war es, den tatsächlichen personellen Aufwand pro Bewohner:in je nach Pflegebedarf objektiv zu erfassen.

Auf Basis dieser Beobachtungsdaten entwickelten sie einen Algorithmus, der je nach Pflegebedarf ermittelt, wie viele Mitarbeitende mit welcher Qualifikation in einer Einrichtung benötigt werden. So entstand das erste wissenschaftlich fundierte Personalbemessungsmodell für die stationäre Langzeitpflege.

→ Zum Abschlussbericht der Rothgang-Studie (PDF): Jetzt Bericht lesen.

Wissenschaftliche Weiterentwicklung im Dezember 2025

Ende 2025 wurde das Modellprogramm zur Weiterentwicklung der Personalbemessung abgeschlossen. In zehn vollstationären Pflegeeinrichtungen wurde untersucht, wie mehr Personal und eine neue Arbeitsorganisation zusammenwirken.

Im Mittelpunkt stand die Frage: Wie können Aufgaben besser nach Qualifikation und nach den Bedürfnissen der Bewohner verteilt werden?

Die Ergebnisse zeigen:

• Mitarbeitende hatten in den untersuchten Wohnbereichen häufiger mehr Zeit für die Bewohner.
• Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit im Team verbesserten sich.
• Auch bei der Versorgungsqualität wurden Verbesserungen festgestellt.
• Mehr Personal allein reicht jedoch nicht aus. Einrichtungen müssen auch ihre Aufgaben und Abläufe neu organisieren.

Auf Grundlage der Ergebnisse wurde das Personalbemessungsverfahren neu berechnet. Der Vorschlag wird als „Algorithmus 2.0“ bezeichnet.

→ Abschlussbericht zur Evaluation und Anpassung des Personalbemessungsinstruments

Was sind die wesentlichen Erkenntnisse der ursprünglichen PeBeM-Studie?

Die Rothgang-Studie liefert erstmals belastbare Daten zum tatsächlichen Pflegebedarf in stationären Einrichtungen und zeigt gravierende Versorgungsdefizite auf:

• Pflegeinterventionen konnten häufig nicht vollständig erbracht werden, etwa aus Zeitmangel oder fehlender Unterstützung.

• Wichtige Teilschritte wurden ausgelassen, z. B. Händedesinfektion, Kontrolle der Wassertemperatur oder das sachgerechte Vorbereiten des Arbeitsplatzes.

• Besonders häufig traten diese Versorgungsdefizite bei schlechtem Personalschlüssel auf.
  
  

Zentrale Ergebnisse:

• Es gibt einen deutlichen Personalmehrbedarf, insbesondere im Bereich der Assistenzkräfte mit 1–2-jähriger Ausbildung – hier liegt der errechnete Mehrbedarf bei +69 %.

• Auch bei Pflegefachkräften wurde ein Mehrbedarf festgestellt – jedoch moderater: +3,5 %.

Die Studie macht damit klar: Pflegequalität leidet, wenn Personal fehlt – vor allem in der Grundpflege und bei hygienerelevanten Aufgaben.

Was ist das Ziel der Personalbemessung in der Pflege?

Das Ziel der Personalbemessung ist es, eine bedarfsgerechte und professionelle Pflege sicherzustellen – insbesondere vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und steigender Pflegebedarfe. Sie basiert auf der qualitativen und quantitativen Versorgungslage in Pflegeeinrichtungen (Quelle: Roadmap des Bundesministeriums für Gesundheit).

Die wichtigsten Ziele im Überblick:

• Pflegequalität sichern: Pflege soll nicht vom Zufall, sondern vom tatsächlichen Bedarf abhängen.

• Arbeitsbedingungen verbessern: Ausreichend Personal entlastet Pflegekräfte und erhöht die Arbeitszufriedenheit.

• Berufsflucht stoppen: PeBeM soll dem Fachkräftemangel entgegenwirken und Pflege wieder attraktiver machen.

• Bundeseinheitliche Standards schaffen: Erstmals gibt es eine rechtsverbindliche, einheitliche Bemessungsgrundlage für alle Bundesländer.
  
  

Wie soll die Personalbemessung die Qualität der Pflege verbessern?

Das Ziel, die Qualität der Pflege zu verbessern, soll erreicht werden, indem die „knappen Ressourcen“ effizienter eingesetzt werden. Hintergrund ist der, dass immer mehr examinierte Fachkräfte in der Altenpflege fehlen.

Bessere Pflege durch kluge Aufgabenverteilung

• Examinierte Pflegefachkräfte (QN 4 und höher) sollen sich auf Vorbehaltsaufgaben nach § 4 Pflegeberufegesetz (PflBG) konzentrieren – z. B. Pflegeplanung, Medikationsmanagement, komplexe Versorgungssituationen.

• Assistenz- und Hilfskräfte (QN 1–3) übernehmen gezielt Aufgaben der Grundpflege und entlasten dadurch das Fachpersonal.

• Fachkräfte steuern und koordinieren zunehmend den Pflegeprozess, statt jeden Handgriff selbst zu übernehmen.
  
  

Ziel: Klare Rollen – weniger Stress

• Verantwortungsbereiche werden klar definiert, sodass jede:r im Team genau weiß, wofür er oder sie zuständig ist.

• Es entsteht eine Kooperationskultur, in der sich alle Mitarbeitenden gemäß ihrer Qualifikation einbringen – ohne Über- oder Unterforderung.

• Die Folge: mehr Zeit für den eigentlichen Pflegeauftrag, weniger Stress, höhere Zufriedenheit und eine spürbare Verbesserung der Versorgungsqualität.
  
  

Wie soll der gestiegene Bedarf an Pflegekräften gedeckt werden?

Um den deutlich gestiegenen Personalbedarf zu bewältigen, setzt der Gesetzgeber auf eine mehrstufige Personalausbaustrategie, flankiert durch gezielte Finanzierungsprogramme und gesetzliche Reformen.

Personalausbaustufe ab 1. Januar 2023

Bundesweit wurden 20.000 zusätzliche Assistenzstellen (Qualifikationsniveau QN 3 oder mit Weiterbildungszusage) geschaffen. Die Pflegeversicherung übernimmt die Finanzierung für Einrichtungen, die die Voraussetzungen des Gesundheitsversorgungsweiterentwicklungsgesetzes (GVWG) erfüllen.

Personalausbaustufe ab 1. Juli 2023

Mit dem Inkrafttreten des Personalbemessungsverfahrens (PeBeM) begann die schrittweise Neuausrichtung des Personalmix. Gleichzeitig wurden zusätzliche Finanzierungsoptionen geschaffen – insbesondere für Hilfskräfte und Assistenzkräfte, auch um regionale Unterschiede zu berücksichtigen.

Evaluation

Laut BMG wurde eine umfassende Evaluation der ersten beiden Stufen im Herbst 2025 abgeschlossen. Der Bericht empfiehlt den weiteren Ausbau der QN-3-Ausbildungskapazitäten sowie flexiblere Finanzierungsregelungen für multiprofessionelle Teams. Eine gesetzliche Umsetzung dieser Empfehlungen steht aktuell (Februar 2026) noch aus.

Überdies läuft bereits ein 2019 verabschiedetes Stellenprogramm mit 13.000 Stellen für Pflegefachpersonen, welches von den gesetzlichen Krankenkassen getragen wird.

GVWG: Beitrag der Krankenkassen

Im Rahmen des GVWG (Gesundheitsversorgungs-weiterentwicklungsgesetz) vom 11.07.2021 wurde zudem beschlossen, dass sich – erstmalig seit Einführung der Pflegeversicherung – die Krankenversicherung an den Kosten der Behandlungspflege in Pflegeheimen beteiligen wird.

 In § 37 Absatz 2a heißt es „Die gesetzliche Krankenversicherung beteiligt sich an den Kosten der medizinischen Behandlungspflege in vollstationären Pflegeeinrichtungen mit einem jährlichen Pauschalbetrag in Höhe von 640 Millionen Euro, der an den Ausgleichsfonds der sozialen Pflegeversicherung zu leisten ist.“

Neue Regeln seit Januar 2026

Am 1. Januar 2026 ist das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege in Kraft getreten. Während des Gesetzgebungsverfahrens wurde es häufig als Pflegekompetenzgesetz bezeichnet.

Das Gesetz hat auch § 113c SGB XI verändert. Für vollstationäre Pflegeeinrichtungen gibt es dadurch mehr Möglichkeiten beim Personaleinsatz.

Zu den Änderungen gehören:

• Hochschulisch qualifizierte Pflegefachpersonen können unter bestimmten Voraussetzungen zusätzlich vereinbart werden.
• Weitere Gesundheits- und Sozialberufe können bei der Personalausstattung berücksichtigt werden.
• Beschäftigte mit einer mindestens einjährigen medizinischen, sozialen oder hauswirtschaftlichen Ausbildung können bis Ende 2026 zusätzliche Stellen besetzen, wenn sie das Pflegefachpersonal entlasten.
• Langjährig tätige Pflegehilfskräfte erhalten unter bestimmten Voraussetzungen mehr Zeit, eine passende Ausbildung zu beginnen.

Die Änderungen sollen Einrichtungen mehr Flexibilität geben. Die Personalanhaltswerte in § 113c Absatz 1 SGB XI wurden dadurch jedoch nicht ersetzt.

Quelle: Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege

Welche Folgen hat die Personalbemessung für die stationäre Pflege?

Unserer Einschätzung nach bringt PeBeM für die vollstationäre Pflege tiefgreifende Veränderungen mit sich – organisatorisch, personell und kulturell.

Herausforderungen beim Personalaufbau

Auch wenn das neue Verfahren rechnerisch einen geringeren Anteil an Pflegefachkräften vorsieht als die bisherige Fachkraftquote, bleibt die Mitarbeitergewinnung extrem anspruchsvoll. Besonders gefragt sind nun Pflegeassistent:innen mit 1- bis 2-jähriger Ausbildung (QN 3) – eine Qualifikationsgruppe, die lange Zeit kaum gezielt aufgebaut wurde.

• Der Bedarf an Assistenzkräften steigt stark – laut Rothgang-Studie um rund +69 %.

• Einrichtungen müssen deshalb nicht nur neue Stellen schaffen, sondern auch verstärkt in Schulung, Umschulung und Anreize zur Qualifizierung investieren.

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Umbruch in den Aufgabenverteilungen

Mit dem Case-Mix-Prinzip zieht ein gänzlich neues Verständnis von Teamarbeit ein. Die bisherigen, oft historisch gewachsenen Strukturen werden abgelöst. Künftig gilt:

• Fachkräfte konzentrieren sich auf komplexe Pflegeprozesse und Steuerung

• Assistenz- und Hilfskräfte übernehmen eigenverantwortlich definierte Grundpflegeaufgaben

Dieser Rollenwechsel erfordert ein Umdenken auf allen Ebenen – und die Bereitschaft, alte Muster loszulassen.

Chance zur Aufwertung des Pflegeberufs

Trotz aller Herausforderungen bietet das Verfahren auch Potenzial:

• Die Stärkung der Fachrollen und die zunehmende Akademisierung der Pflege zeigen sich im Qualifikationsmodell

• Wenn es gelingt, klare Rollen und faire Bedingungen zu schaffen, kann PeBeM zur Attraktivitätssteigerung des Pflegeberufs beitragen – und langfristig helfen, neue Fach- und Assistenzkräfte zu gewinnen oder zurückzuholen

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Wie können sich Arbeitgeber in der Pflege auf die Personalbemessung vorbereiten?

So sichern Sie frühzeitig Personal, vermeiden Engpässe und positionieren sich als moderner Arbeitgeber.

Personalbedarf analysieren (Soll-/Ist-Abgleich)

Ermitteln Sie zuerst, wie viele Beschäftigte aktuell in Ihrer Einrichtung arbeiten. Ordnen Sie diese den drei Personalgruppen aus § 113c Absatz 1 SGB XI zu:

• Hilfskraftpersonal ohne mindestens einjährige Pflegeausbildung (QN 1 und QN 2),
• qualifizierte Hilfs- und Assistenzkräfte mit mindestens einjähriger Pflegeausbildung (QN 3) und
• Pflegefachpersonen mit dreijähriger Ausbildung (QN 4).

Berechnen Sie anschließend anhand der Pflegegradstruktur, welcher Personalumfang für jede Gruppe grundsätzlich vereinbart werden kann.

Vergleichen Sie danach die berechneten Werte mit:

• Ihrem tatsächlichen Personalbestand,
• der Personalausstattung aus Ihrer Pflegesatzvereinbarung und
• den Vorgaben des Landesrahmenvertrags und Ihres Bundeslandes.

So erkennen Sie, in welcher Personalgruppe Stellen fehlen und wo sich eine Neueinstellung oder Qualifizierung besonders lohnt.

Höhere Qualifikationen wie Fachweiterbildungen, Leitungsqualifikationen oder ein Pflegestudium sollten zusätzlich erfasst werden. Für QN 5 bis QN 8 nennt § 113c Absatz 1 jedoch keine eigenen Personalanhaltswerte.

Pflegehilfskräfte weiterqualifizieren

Der größte Engpass besteht im Bereich der Pflegeassistenzen (QN 3). Prüfen Sie deshalb frühzeitig:

• Welche erfahrenen Hilfskräfte (QN 1–2) kommen für eine Qualifizierung infrage?

• Welche Förder- und Prüfmodelle stehen in Ihrem Bundesland zur Verfügung?

Tipp: Nutzen Sie das Pflegestellen-Förderprogramm des BMG zur Refinanzierung von Weiterbildungen und neuen Stellen im Rahmen der Personalausbaustufen.

Recruiting neu denken

Richten Sie Ihre Personalgewinnung auf die neuen Anforderungen aus:

• Sprechen Sie gezielt auch Assistenz- und Hilfskräfte an – nicht nur examinierte Fachkräfte

• Positionieren Sie sich als Arbeitgeber, der Entwicklung ermöglicht und neue Rollenmodelle aktiv unterstützt

• Setzen Sie auf digitale Recruitingkanäle und aktive Ansprache (z. B. Direktnachrichten, Social Media)

Wenn Sie Pflegekräfte gezielt erreichen möchten, können Sie Ihre Einrichtung auf Care Rockets sichtbar machen.

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Pflegefachkräfte auf neue Aufgaben vorbereiten

Neben der Gewinnung von Pflegepersonal gilt es aber auch, die Pflegefachpersonen auf ihre neuen Aufgaben vorzubereiten, sie zu informieren und dahin gehend zu schulen. Manche Pflegefachkraft fühlte sich bislang ganz wohl dabei, auch mal die Spülmaschine auszuräumen. Nun sollen diese Aufgaben abgegeben werden.

Mehr Verantwortung zu übernehmen, Aufgaben an Pflegehelfer:innen zu delegieren und in gewisser Weise eine Führungsrolle einzunehmen, ist für viele ungewohnt und unangenehm.

Gehen Sie diesen Wandel aktiv an:

• Sensibilisieren Sie Ihr Team frühzeitig

• Bieten Sie Schulungen zu Delegation, Führung und Kommunikation an

• Etablieren Sie eine wertschätzende Kultur, in der jede Qualifikation ihre Bedeutung hat
  
  

Kritische Stimmen: Neue Personalbemessung sorgt für Unsicherheit

Trotz der grundsätzlichen Zustimmung zum neuen Personalbemessungsverfahren äußern verschiedene Fachvertreter:innen deutliche Bedenken bezüglich der Umsetzung und Kommunikation.

Pflegekammer Nordrhein-Westfalen: „Zu schnell, zu starr“

Die Pflegekammer Nordrhein-Westfalen warnt vor einer zu raschen Umsetzung der Rothgang-Studie in die Praxis. Vor allem in der Langzeitpflege bestehe Unsicherheit – nicht zuletzt, weil viele Pflegefachkräfte in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen.

Leah Dörr, Vorstandsmitglied der Kammer, betont, dass Pflege flexibel sein muss und die Studienbedingungen nicht direkt auf den Alltag übertragbar sind. 

Die Kammer fordert daher:

• eine Überarbeitung der gesetzlichen Vorgaben,

• die Einbindung von Pflegeexpert:innen in die Entscheidungsprozesse,

• und eine Neugestaltung der Pflegesätze.

Für die Übergangszeit plädiert die Kammer für die Beibehaltung der Mindest-Fachpersonalquote von 50 Prozent. Langfristig sollten jedoch flexible Lösungen gefunden werden, die die Qualität der Pflege sicherstellen und Einrichtungen nicht durch starre Personalgrenzen einschränken.

Pflegeexperte Michael Wipp: „Bundesweite Einheitlichkeit fehlt“

Der Pflegeberater Michael Wipp kritisiert in einem Interview mit Altenheim.net, dass es bislang keine einheitliche Anwendung der neuen Vorgaben in den Bundesländern gebe. Die Folge: Missverständnisse, Verunsicherung und eine unklare Umsetzung in der Praxis.

Wipp sieht die Hauptursachen in:

• fehlender Informationsweitergabe an Führungskräfte,

• zu wenig praxisnahe Kommunikation,

• und einer mangelnden Transparenz in der Einführung.

Sein Appell: Es braucht eine einheitliche, bundesweite Regelung, begleitet von verständlichen Erklärungen, Schulungen und einer klaren Zielsetzung, damit Einrichtungen PeBeM nicht nur umsetzen – sondern auch verstehen und nutzen können.

Zusammenfassung: Das Wichtigste zu PeBeM

• PeBeM ist das wissenschaftliche Verfahren, auf dem die Personalbemessung nach § 113c SGB XI beruht.
• Die Personalanhaltswerte gelten seit dem 1. Juli 2023 für vollstationäre Einrichtungen der Langzeitpflege.
• Sie zeigen, wie viel Pflege- und Betreuungspersonal grundsätzlich höchstens in einer Pflegesatzvereinbarung vereinbart werden kann.
• Sie sind keine bundesweit einheitliche Mindestbesetzung.
• Die konkrete Mindestpersonalausstattung richtet sich weiterhin nach den Landesrahmenverträgen und den Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes.
• Für die gesetzliche Berechnung werden drei Personalgruppen unterschieden: Hilfskräfte (QN 1 und QN 2), qualifizierte Assistenzkräfte (QN 3) und Pflegefachpersonen (QN 4).
• Der Personalumfang wird für jede Einrichtung anhand der Zahl der Bewohner und ihrer Pflegegrade berechnet.
• Besonders groß ist der zusätzliche Personalbedarf bei qualifizierten Assistenzkräften.
• Mehr Personal allein reicht nicht aus. Auch Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe müssen angepasst werden.
• Seit Januar 2026 gelten zusätzliche Regeln, die Einrichtungen mehr Flexibilität beim Personaleinsatz geben.
• Die landesrechtliche Fachkraftquote wird durch PeBeM nicht automatisch ersetzt.
• Neue Forschungsergebnisse wie Algorithmus 2.0 sind noch keine geltenden gesetzlichen Personalschlüssel.

Video: Die neue Personalbemessung (PeBeM) einfach erklärt

Die neue Personalbemessung war auch Thema in unserem Podcast „Mission Pflege“.

In der Folge sprechen Silvan Schroeren (Gründer von Care Rockets und Gesundheits- und Krankenpfleger a.D.) und Tobias Schmitz darüber,

• welche Veränderungen PeBeM für Pflegekräfte und Arbeitgeber mit sich bringt,

• worauf es in der Umsetzung wirklich ankommt